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O que faz um projeto fracassar? 22 June 2010 as 5:00 am de Washington Souza

Um projeto exige muito esforço de muitas partes para alcançar o sucesso procurado. Tamanho esforço aplicado sempre deixa implícita uma questão: será que esse esforço todo levará o projeto ao sucesso nos resultados?

Na tentativa de estreitar o caminho que leva ao sucesso nos projetos, foram verificadas as direções mais comuns que levam ao seu inssucesso, tendo essas, portanto, que serem evitadas a todo custo. São elas:

Objetivos não definidos
Sem um escopo claro e consistente, o projeto perde em direção, dinâmica e, principalmente em fundamento, pois não vê definição final no que procura. O objetivo é o que alimentará todo o empenho da equipe, do gerente e dos stakeholders na busca pelo sucesso nos resultados.

Implementação mais lenta que o planejado
A dinâmica com que se apresentam os resultados do projeto é um termômetro de como a logística de distribuição das tarefas e o acompanhamento e controle das atividades estão em sintonia. A implementação anda na medida em que critérios como o conhecimento das potencialidades individuais e coletivas da equipe é conhecido e utilizado de forma adequada ao que propõe o planejamento do projeto.

Recursos insuficientes
Muitas vezes, a escassez de recursos é vista de forma tão forte como um problema que se esquece de vê-la como um desafio a vencer. Os recursos surgem sempre para a melhor utilização possível dentro do planejamento do projeto, no momento e métrica suficientes, para obtenção dos resultados ideais que justifiquem seu uso.

Surgimento de problemas não previstos
A prática faz crer que é improvável para um projeto caminhar sempre nos trilhos. Assim, o gerente precisa ficar atento para desvios inesperados, sempre com uma capacidade de gerar soluções na medida das necessidades e respeitando fatores preponderantes como prioridades, tempo de resposta, bem como riscos e consequências das soluções sugeridas. Quando um projeto é bem planejado e estruturado, fica menos sujeito a instabilidades causadas por imprevistos, mas, nem por isso, há garantias de que algo fora do esperado não possa acontecer.

Coordenação ineficaz de atividades
Uma equipe mau orientada pode ser classificada injustamente como limitada ou algo semelhante, quando, na verdade, a fonte de seu fracasso está em quem direciona seus passos, define suas ações e acompanha seus resultados. Da mesma forma, um projeto mau planejado, um risco mau avaliado, um prazo mau medido podem determinar um caminho mais curto e indesejado a projetos. A coordenação do projeto como um todo se descreve como sua coluna vertebral, de onde saem análises, pontos de vista, indicações, expertise e de onde as fraquezas gerenciais devem ser anuladas e ampliadas a todo tempo.

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+ Descrição rápida das áreas de conhecimento do PMI Por Washington Souza 17 June 2010 as 11:13 pm 1 comentário

Atendendo a pedidos, segue a descrição rápida das áreas de conhecimento do PMI.

As áreas de conhecimento do PMI da Gerência de Projetos descrevem os conhecimentos em determinadas áreas que um gerente de projetos deve ter (e praticar). Assim com CMMI e MPS.Br, as “instruções” foram baseadas em boas práticas de mercado coletadas ao longo dos anos e que quando praticadas reduzem o risco de fracasso dos projetos.
O PMI organizou estes processo em nove áreas de processo conforme descrito abaixo:

Gerência da Integração do Projeto

Descreve os processos necessários para que diversos elementos de um projeto sejam coordenados de forma eficiente. Entre os produtos estão o desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças.

Gerência do Escopo do Projeto

Define os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e nada mais que isso, para finalizar o projeto com sucesso. É composta por iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo. Veja também o artigo: Entendendo o gerenciamento de mudanças

Gerência do Tempo do Projeto

Trata dos processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo planejado. É composta por definição das atividades, dando seqüência às atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

Gerência do Custo do Projeto

Relata os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. É composta por planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos.

Gerência da Qualidade do Projeto

Descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. É composta por planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Veja também: Qualidade custa mais caro?
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+ Como custo, tempo e escopo podem te ajudar (ou não)? Por Washington Souza 10 May 2010 as 12:08 am 1 comentário

Como definido pelo PMI, um projeto é algo novo, único e temporário, e para fazer o projeto dar certo o gerente de projetos deve controlar diversos fatores. Hoje vamos destacar quatro que são: Custo, Tempo, Escopo e Qualidade.

Vamos falar um pouco sobre cada um:

Gerenciamento de custos

Este é um dos grandes problemas para o gerente de projetos pois normalmente há pouca ou nenhuma margem para manobra, e, o cliente em 90% das vezes não quer (ou não deve) pagar mais. Este problema se agrava ainda mais quando a venda é feita sem consultar a equipe técnica (ou especialistas no negócio).

Dia-a-dia tudo contribuirá para o aumento dos custos e posso citar como principais estes:

  • Mudanças de escopo (não ou mal negociadas)
  • Disponibilidade do cliente
  • Qualificação técnica ou de negócios inadequada
  • Rotatividade (interna e externa)
  • Motivação (sim, isso influencia muito)

Outra coisa que temos que ter em mente é que se o projeto atrasar, o custo vai aumentar,  se o escopo mudar, o custo vai aumentar e se a qualidade for ruim, advinha. :D

Gerenciamento de tempo

Como sabemos, todo projeto tem um cronograma para ser cumprido e este cronograma foi estimado com base no tamanho e esforço necessário para se fazer o projeto.

E como sabemos, quando um projeto atrasa inicia-se uma série de eventos em cascata onde o cliente começa a ficar insatisfeito, o custo começa a aumentar, a pressão aumenta exponencialmente e diversas outras coisas. Em muitos casos o não cumprimento do prazo pode destruir um projeto.

Vamos a um exemplo: É dia um de dezembro e você precisa montar uma vitrine para uma loja de decorações e presentas para o natal. Você monta um super projeto, a melhor vitrine do mundo, seu cliente compra a idéia mas ela só fica pronta no dia 26 de dezembro. O que acontece?
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+ O que faz a implementação de um programa CMMI demorar tanto? Por Washington Souza 21 June 2009 as 10:02 pm Nenhum comentário

Depois do post “quanto tempo é necessário para se conseguir o CMMI?” recebi alguns e-mails perguntando o que faz demorar tanto para implementar o CMMI.

Primeiramente vamos entender que CMMI significa Capability Maturity Model Integration. Ou seja, é um modelo que prega capacidade e maturidade, e como todos sabem, não se vende maturidade em pílulas, maturidade leva tempo.

É simples, para seu filho de 5 anos entender o que é uma função [Y= f(x)] ele precisará aprender um monte de coisas antes como por exemplo “ler”, e ainda assim, quando ele tiver 15 anos se você der a ele o livro “Matemática aplicada” ele ainda assim não vai entender, ou vai ter um entendimento simplista do que é uma função.

Investe-se muito em um programa CMMI e para isto existe um tempo mínimo. Se uma organização tentar fazer nos chamados “prazos recordes” ela correrá um risco enorme de “gastar tudo de novo daqui a 3 anos”.

Particularmente conheço pelo menos dois casos de empresas que sairam do nível 0 para o 3 em menos de 2 anos, tem o Appraisal SCAMPI A publicado no site da sei e hoje não fazem um simples “plano de projeto” ou tem um processo definido. Em outras palavras, estas empresas vão gastar a mesma coisa ou mais quando forem reavaliadas ou seu SCAMPI A perderá a validade se sofrerem uma visita surpresa da SEI.

Claro que isto não é regra, também conheço casos de empresas que conseguiram o CMMI 2 e depois o 3 em 2 anos e o modelo esta firme e forte nas empresas.

Enfim, é melhor investir de forma consistente para que tenha maturidade de fato do que menosprezar o que realmente significa “maturidade”.

+ Quanto tempo é necessário para conseguir o CMMI? Por Washington Souza 15 June 2009 as 1:28 am 1 comentário

A pergunta “Quanto tempo é necessário para conseguir o CMMI?” esta entra as top 5. Para responde-la resolvi montar esse gráfico que responderá com precisão:
Quantos meses são necessários para se obter uma certifição CMMI

Estes dados foram obtidos do ultimo comunicado da SEI sobre o assunto.

Vamos entender o gráfico. Cada barra mostra o mínimo e máximo de tempo e a linha no meio representa a média, então se pegarmos o nível 2 veremos que você pode levar de 15 à 40 meses para se conseguir obter o CMMI nível 2, porém, o mais provável (média) é que você consiga em 19 meses.

Uma coisa interessante é que o nível mais demorado é o nível 4 (24 meses) e isto se dá porque muitas empresas não implementam a área de medições corretamente ou não possui um processo definido (algo básico desde o 3) e quando chegam no nível 4, ou fazem de verdade ou não tem como prosseguir.

Vale lembrar que estes dados contemplam mais de 8 anos e a realidade hoje pode ter mudado.

O tempo de implementação de um nível CMMI vai depender muito mais da estrutura da empresa do que da consultoria que vai ajudar. É mais ou menos assim, se a empresa quer “de fato”, vai ser mais rápido, mas, todos devem remar para o mesmo lado.

Se você esta implementando CMMI na sua empresa e tem resistências internas no seu corpo gerencial, saiba que você vai demorar mais (e gastar mais também).

Outra coisa que você deve ter em mente é a questão da maturidade (vou falar disto mais detalhadamente esta semana), o CMMI tem os níveis 2, 3 4 e 5 por uma razão, não adianta querer dividi-lo em 3 e 5, isto não existe e não é bem visto na SEI.
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