Blog CMMI & MPS.BR

Um excelente (e muito divertido) vídeo que mostra como os Pinguins de Madagascar gerenciam projetos. Eles passam por todas as etapas do projeto, do kick off até o encerramento.

Ah… eles usam PMP

[Dica do leitor Marcio Oliveira]

O objetivo deste post é apresentar os principais elementos que um bom plano de projeto deve ter. Não existe um modelo padrão pois existem tantas variáveis que é praticamente impossível definir um plano de projetos que atenda todo mundo. Vai depende muito mais do cenário e projeto. Mas aqui vão algumas dicas que lhe ajudarão a ficar aderente ao CMMI, MPS.Br e PMI, mas tenha em mente que este não deve ser seu principal objetivo (ficar aderente) e sim, fazer um bom planejamento para seu projeto.

Um bom plano de projeto deve…

… ter seus objetivos definidos
Infelizmente muitos gerentes de projetos falham neste ponto, mas voce deve ter muito claro quais são os objetivos do projeto, tanto para seu cliente quando para você. Para seu cliente a data de entrada do sistema pode ser o principal objetivo do projeto, já você, pode definir entregar com uma semana de antecedência (para reduzir os riscos), reduzir o custo em 10% e por ai vai. O fato é que todos os objetivos devem ser documentados. Outro fator importante é coletar as expectativas de todas as partes interessadas e se necessário,

… ter o escopo definido
Em linhas gerais, o escopo nada mais é do que será feito, então, seu plano de projeto dever detalhado o que será feito em seu projeto. Todas as tarefas e produtos de trabalho fazem parte da definição do escopo. Neste momento você deve definir a WBS do projeto.

… ter estimativas
Você deve ter estimativas de tudo. Estimativas de tamanho, tempo, custos, prazo, recursos, enfim, estimativas que lhe ajudem a fazer o projeto. Como exemplo, o esforço foi estimado com base em uma técnica de dimensionamento como APF ou UCP (ou alguma outra), com este esforço você calculou prazo e consequentemente custo, logo, seu projeto deve seguir estas estimativas, pois caso contrário, o mesmo afundará. Documente sempre qual foi o modelo utilizado para estimativas. Veja mais sobre tamanho em Tamanho importa?

… ter a definição do ciclo de vida do projeto
O ciclo de vida do seu projeto define as fases e atividades padrão de um projeto. Um projeto normalmente tem fases como “Gerenciamento”, “Especificação funcional”, “User Interface”, “Especificação técnica”, “Desenvolvimento”, “Testes”, “Homologação” e “Implantação”. Mas, isto dependerá de projeto a projeto.

… ter um cronograma
Não há muito segredo no desenvolvimento de um cronograma. Ele deve basicamente ter suas fases e atividades, datas, recursos envolvidos, responsáveis, dependências, milestones, esforço, custo, e percentual de completude. Isto é o básico, praticamente todo cronograma tem estes elementos, mas a complexidade do seu cronograma dependerá mais da sua necessidade (seu projeto) do que de um template padrão. Procure sempre manter seu cronograma atualizado e sempre usa-lo em seus eventos de acompanhamento.

Veja o post completo →

Se você esta lendo este artigo provavelmente você é um gerente de projetos ou esta interessado em se tornar um. Então aqui esta uma lista atualizada com várias dicas “must have” que vão ajudar desde aqueles que pretendem se tornar um gerente de projetos até os mais experiêntes GPs. Você deve consulta-la sempre, ela servirá como um guia de referência rápida e será muito útil no seu dia-a-dia. Com ela você poderá lembrar de aspectos importantes que um GP deve conhecer e fazer.

Lista de 20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer

1- Saiba com se comunicar com todos os níveis dentro da organização

A habilidade de se comunicar com facilidade com pessoas de todos os níveis da organização sobre seu projeto e quase sempre apontado como uma das mais importantes habilidades por GPs. No entando, é importante adaptar a sua mensagem a cada público para assegurar o nível adequado de comunicação. Cada pessoa deverá ser abordado de forma diferente. Alguns precisarão de mais detalhes enquanto outros se contentarão com um simples overview. Se alguém quiser conversar sobre a formatura da oitava série de sua filha, preste atenção à conversa. Você pode até anotar e perguntar mas tarde sobre como foi a festa. Coisas simples como esta causam impacto.

2- Aprenda a falar em público

Um gerente de projetos pode ser muito bom em planejamento e gerenciamento do projeto, mas pode falhar na apresentação de informações aos interessados em um formato fácil e compreensível. Um gerente de projetos deve ter facilidade na passagem de informação de uma forma simples para que qualquer um compreenda. Em uma apresentação sobre o projeto o gerente de projetos deve-se mostrar seguro.

Isto parece ser fácil, mas bons “apresentadores” tipicamente não nascem assim. Você precisará investir em treinamentos de falar em público, treinamentos de apresentação e praticar… praticar muito e obter feedback de suas apresentações.
Obviamente existem pessoas com mais facilidade em uma ou outra coisa, todavia há uma verdade que todos bons apresentadores tem centenas de horas de apresentação.

3- Use templates para lhe ajudar a completar a documentação e manter a coerência, mas lembre-se, os templates são guias e não um guia de regras

É muito bom usar templates porque você não perde tempo reinventando a roda outra vez. Mas não deixe que eles prejudiquem sua criatividade. Trate-os como um roteiro e não tenha medo de tentar algo novo. Quem sabe, você pode descobrir uma maneira melhor de se fazer algo e melhorar o desempenho do projeto.

4- Saiba usar o Earned Value Management System (ou simplesmente EVM)

Inevitavelmente o sponsor do projeto vai perguntar: “Como está o projeto? Está dentro do prazo? Está dentro do orçamento?”.
Você pode ter uma idéia geral, mas como você pode ser mais preciso? Se você estiver utilizando EVM, você poderá divulgar o status do projeto com mais confiança e, consequentemente, ganhar mais credibilidade entre os membros de sua equipe e envolvidos no projeto. Mas, lembre-se, se você não compreender totalmente as métricas ou tampouco verificar a acuracidade dos dados para transmitir a informação de forma eficaz.

5- Obtenha os recursos certos (e mantenha-os com você).

Alguns tem talento nato para isto, outros devem trabalhar melhor esta habilidade, mas esta habilidade trata de conhecer pessoas, nichos e sua rede de relacionamentos em busca de conhecimentos e experiências. Esta tarefa da muito trabalho e leva um bom tempo para montar sua “rede”. Ela também envolve conversar diariamente sobre o trabalho e demais assuntos. A confiança é o alicerce para qualquer relacionamento e com ela as pessoas vão querer colaborar com você para entregar o projeto melhor, dentro do custo e prazo.

6- Gerêncie os stakeholders

É imperativo se comunicar com os stakeholders no início… e depois muitas vezes. Isto não só aumenta a confiança, mas lhe ajuda a obter informações valiosas para que você possa aumentar a probabilidade de sucesso no projeto, entretanto, lembre-se da flexibilidade em seus métodos de comunicação. Algumas pessoas se sentem mais a vontade pessoalmente, outras por email, outras telefone e outras em grupo. Você precisará descobrir como as pessoas se sentem mais confortáveis pois assim eles ficarão mais dispostos a cooperar com o projeto.

7- Saiba como resolver problemas

Um problema pode ser a diferença entre seu estado atual e sua meta, mas também pode ser uma oportunidade de melhoria.Tenha (e passe) segurança em buscar soluções. Note que os problemas não chegam como resultado de fatores externos ou eventos ruins. Qualquer nova possibilidade de melhoria traz junto “um problema” que precisa ser revolvido.

8- Aprenda as habilidades (críticas) necessárias para se fazer o trabalho bem feito.

Ter foco técnico não é o suficiente para ser um gerente de projetos bem sucedido (na verdade isto é o que menos importa); Você também precisará de habilidades críticas como comunicação (escrita e verbal), negociação e tomada de decisões para ajudar a fazer seu trabalho com mais eficiência. Habilidades como estas são fundamentais, quando você cruza a fronteira organizacional para obter ajuda ou obter informações, mas estas habilidades precisam ser desenvolvidas, elas não vem naturalmente.

Você deve se manter informado através de livros, cursos, webminars, podcasts e utilizar a web a procura de sites, blogs, artigos e whitepapers. Implemente algo novo a cada dia e incorpore as coisas boas no trabalho do seu dia-a-dia. Antes mesmo que você perceba, você implementará um processo de melhoria contínua e estas habilidades e conhecimentos que você não tinha, serão incorporados naturalmente e você estará a procura de outros.
Veja o post completo →

Todos que se interessaram por Gerenciamento de Projetos já ouviram que mais de 80% do tempo de um GP é gasto com comunicação.

O PMBOK afirma que: “A comunicação foi identificada como a maior razão de sucessoou fracasso de um projeto”.

Apesar disto, dentro da gigantesca bibliografia de gerenciamento de projeto é extremamente difícil encontrar bons livros falando sobre o assunto, mesmo o PMBOK, depois de afirmar a sua importância através da frase citada acima, dedica apenas 21 de suas 336 páginas ao Gerenciamento da Comunicação,  e vale ressaltar que isso significa um avanço em relação a versão 2003, que dedicava apenas 14 páginas.

O Grande problema que percebi em várias metodologias de desenvolvimento/gerenciamento com que trabalhei é que se confunde comunicação com documentação.

Documentação é importante sim, para que todos saibam o que está acontecendo, para nivelar informações e para sinalizar o acompanhamento do projeto.

…o que não está documentado, não foi combinado ou não foi dito…

Dentro da área de conhecimento de Gerenciamento da Comunicação, o PMBOK define 5 Processos:

1. Identificar Partes Interessadas
2. Planejar as Comunicações
3. Reportar o Desempenho
4. Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas
5. Distribuir Informações

Em minha experiência de projetos, gerenciando e sendo gerenciado, pude perceber que os processos que recebem maior atenção são “Reportar o Desempenho” e “Distribuir Informações”, muito provavelmente porque esses elementos são, basicamente, processos de documentação.

Ouvi certa vez de um superintendente, em reunião para Gerentes de Projeto, a seguinte frase: “…se falharmos na documentação do que ocorreu durante o projeto, ficamos sem defesa, nas mãos do cliente…”

Realmente isso é verdade, se não está documentado, não temos defesa, MAS…Precisamos mesmo nos defender sempre?

Para mim essa metodologia devia se chamar COASS (Cover Our ASS!)

Veja o post completo →

Na melhor das hipóteses, o Gerenciamento de Projeots é uma tarefa desafiadora e complexa. Entretanto, vejo frequentemente gerentes de projetos tornarem esta atividade ainda mais difícil por terem expectativas erradas do que deve ser a função.

De uma forma rápida e direta, gerenciamento de projetos É gerenciamento de problemas. Se não fosse esse o caso, não haveria a necessidade de gerentes de projetos. Pelo contrário, um pedido de trabalho seria feito sem qualquer problema (pessoas, ferramentas, cronograma, requisitos, etc). Bastaria simplesmente alinhar o que deve ser feito e esperar a conclusão. As coisas aconteceriam sem qualquer problema.

“Eu estou aqui para ajudar vocês, para tirar os problemas para que vocês possam trabalhar”
- Marcio Oliveira

Na verdade, nosso papel existe porque este mundo hipotético não existe. Recursos são super alocados, tecnologias não funcionam como escrito nas revistas, habilidades necessitam de updates, requisitos não estão claros, os prazos são apertados, enfim, o mundo de Alice não existe.

Frequentemente trabalho com GPs que comentarem estes tipos de transtornos, aborrecimentos, ou “problemas”. Normalmente estas ações externas são tratadas como “azar” que o gerente teve naquele projeto. No entanto, isto nada mais é do que o trabalho normal do GP. Uma coisa é fato “haverá problemas no projeto” e o gerente do projeto esta lá para resolve-los para que a equipe possa continuar.

Nem é preciso dizer que estes GPs, que pensam nos problemas como aborrecimentos ou “azar” passam boa parte de seu tempo tensos, irritados e até mesmo frustados. Para evitar isso o gerente de projetos deve planejar melhor, pensar com mais clareza, ter mais visão estratégica, obter mais apoio do sponsor e da equipe do projeto, e, fazer uma análise de riscos minuciosa.

Veja o post completo →

1. Você não consegue fazer um bebê em um mês usando nove mulheres
2. O mesmo trabalho será estimado de forma diferente por 10 analistas ou por um mesmo analista em 10 diferentes vezes
3. A palavra mais útil e menos usada no gerenciamento de projetos é “NÃO”
4. Você pode convencer um alguém a assumir um prazo irreal, porém, você não pode obrigá-lo a cumpri-lo
5. Quanto mais ridículo o prazo, mais caro e difícil será cumpri-lo
6. Quanto mais desesperada a situação, mais otimista ela é
7. Poucas pessoas conseguem resolver os problemas em um projeto, porém muito mais pessoas criam problemas acima da capacidade das primeiras resolverem
8. Você pode congelar os requisitos de um sistema, porém não consegue congelar as expectativas dos usuários
9. Não existe almoço grátis – se alguém te ofereceu um, você com certeza vai pagá-lo
10. Congelamento de requisitos e o abominável homem das neves são parecidos – ambos são mitos e ambos se derretem quando o calor apropriado é aplicado
11. As condições sob as quais uma promessa e feita são esquecidas, porém, a promessa será sempre lembrada
12. Um usuário somente lhe falará o que lhe for perguntado – nada mais
13. A primeira coisa para um projeto dar certo é que os stakeholders queiram que dê certo
14. Diante de varias interpretações de um comunicado, a menos conveniente é a mais correta
15. O que não está escrito, não existe ou não foi dito
16. Parkinson e Murphy estão vivos e muito bem – no seu projeto
17. Quem não sabe aonde quer ir, nunca chega
18. Para quem está perdido, qualquer caminho serve
19. Se você legou 10h para fazer 90% de uma tarefa, precisará de pelo menos outras 10h para concluir os outros 10%
20. Prazo e fidelidade de sistemas são promessas difíceis de se cumprir
21. Depois que passei a estudar mais, trabalhar mais e planejar melhor, minha sorte mudou
22. Em projetos, não confunda folga nos prazos, com prazos dos folgados
23. Se você não respeita sua equipe, porque quer que ela te respeite?
24. A logística de um projeto sempre exige àquilo que você esqueceu
25. Reunião sem pauta vira happy-hour
26. Reunião sem ata, não existiu
27. Para o usuário, o que você esqueceu sempre é o mais importante
28. Equipe muito grande em projetos é como chinês fazendo túnel, eles colocam um buzilhão de chineses de um lado da montanha e outro buzilhão do outro lado. Se tudo der certo eles fazem um túnel, se der errado eles fazem dois
29. Grupo de trabalho – quando você está dentro é equipe ou grupo de trabalho; quando você está fora é panela
30. Para tocar o seu projeto, conheça bem: o organograma, o mandograma, o orfacograma, o mafiograma, e fundamentalmente, o secretariograma

Veja o post completo →