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20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer 22 June 2010 as 9:46 pm de Washington Souza

Se você esta lendo este artigo provavelmente você é um gerente de projetos ou esta interessado em se tornar um. Então aqui esta uma lista atualizada com várias dicas “must have” que vão ajudar desde aqueles que pretendem se tornar um gerente de projetos até os mais experiêntes GPs. Você deve consulta-la sempre, ela servirá como um guia de referência rápida e será muito útil no seu dia-a-dia. Com ela você poderá lembrar de aspectos importantes que um GP deve conhecer e fazer.

Lista de 20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer

1- Saiba com se comunicar com todos os níveis dentro da organização

A habilidade de se comunicar com facilidade com pessoas de todos os níveis da organização sobre seu projeto e quase sempre apontado como uma das mais importantes habilidades por GPs. No entando, é importante adaptar a sua mensagem a cada público para assegurar o nível adequado de comunicação. Cada pessoa deverá ser abordado de forma diferente. Alguns precisarão de mais detalhes enquanto outros se contentarão com um simples overview. Se alguém quiser conversar sobre a formatura da oitava série de sua filha, preste atenção à conversa. Você pode até anotar e perguntar mas tarde sobre como foi a festa. Coisas simples como esta causam impacto.

2- Aprenda a falar em público

Um gerente de projetos pode ser muito bom em planejamento e gerenciamento do projeto, mas pode falhar na apresentação de informações aos interessados em um formato fácil e compreensível. Um gerente de projetos deve ter facilidade na passagem de informação de uma forma simples para que qualquer um compreenda. Em uma apresentação sobre o projeto o gerente de projetos deve-se mostrar seguro.

Isto parece ser fácil, mas bons “apresentadores” tipicamente não nascem assim. Você precisará investir em treinamentos de falar em público, treinamentos de apresentação e praticar… praticar muito e obter feedback de suas apresentações.
Obviamente existem pessoas com mais facilidade em uma ou outra coisa, todavia há uma verdade que todos bons apresentadores tem centenas de horas de apresentação.

3- Use templates para lhe ajudar a completar a documentação e manter a coerência, mas lembre-se, os templates são guias e não um guia de regras

É muito bom usar templates porque você não perde tempo reinventando a roda outra vez. Mas não deixe que eles prejudiquem sua criatividade. Trate-os como um roteiro e não tenha medo de tentar algo novo. Quem sabe, você pode descobrir uma maneira melhor de se fazer algo e melhorar o desempenho do projeto.

4- Saiba usar o Earned Value Management System (ou simplesmente EVM)

Inevitavelmente o sponsor do projeto vai perguntar: “Como está o projeto? Está dentro do prazo? Está dentro do orçamento?”.
Você pode ter uma idéia geral, mas como você pode ser mais preciso? Se você estiver utilizando EVM, você poderá divulgar o status do projeto com mais confiança e, consequentemente, ganhar mais credibilidade entre os membros de sua equipe e envolvidos no projeto. Mas, lembre-se, se você não compreender totalmente as métricas ou tampouco verificar a acuracidade dos dados para transmitir a informação de forma eficaz.

5- Obtenha os recursos certos (e mantenha-os com você).

Alguns tem talento nato para isto, outros devem trabalhar melhor esta habilidade, mas esta habilidade trata de conhecer pessoas, nichos e sua rede de relacionamentos em busca de conhecimentos e experiências. Esta tarefa da muito trabalho e leva um bom tempo para montar sua “rede”. Ela também envolve conversar diariamente sobre o trabalho e demais assuntos. A confiança é o alicerce para qualquer relacionamento e com ela as pessoas vão querer colaborar com você para entregar o projeto melhor, dentro do custo e prazo.

6- Gerêncie os stakeholders

É imperativo se comunicar com os stakeholders no início… e depois muitas vezes. Isto não só aumenta a confiança, mas lhe ajuda a obter informações valiosas para que você possa aumentar a probabilidade de sucesso no projeto, entretanto, lembre-se da flexibilidade em seus métodos de comunicação. Algumas pessoas se sentem mais a vontade pessoalmente, outras por email, outras telefone e outras em grupo. Você precisará descobrir como as pessoas se sentem mais confortáveis pois assim eles ficarão mais dispostos a cooperar com o projeto.

7- Saiba como resolver problemas

Um problema pode ser a diferença entre seu estado atual e sua meta, mas também pode ser uma oportunidade de melhoria.Tenha (e passe) segurança em buscar soluções. Note que os problemas não chegam como resultado de fatores externos ou eventos ruins. Qualquer nova possibilidade de melhoria traz junto “um problema” que precisa ser revolvido.

8- Aprenda as habilidades (críticas) necessárias para se fazer o trabalho bem feito.

Ter foco técnico não é o suficiente para ser um gerente de projetos bem sucedido (na verdade isto é o que menos importa); Você também precisará de habilidades críticas como comunicação (escrita e verbal), negociação e tomada de decisões para ajudar a fazer seu trabalho com mais eficiência. Habilidades como estas são fundamentais, quando você cruza a fronteira organizacional para obter ajuda ou obter informações, mas estas habilidades precisam ser desenvolvidas, elas não vem naturalmente.

Você deve se manter informado através de livros, cursos, webminars, podcasts e utilizar a web a procura de sites, blogs, artigos e whitepapers. Implemente algo novo a cada dia e incorpore as coisas boas no trabalho do seu dia-a-dia. Antes mesmo que você perceba, você implementará um processo de melhoria contínua e estas habilidades e conhecimentos que você não tinha, serão incorporados naturalmente e você estará a procura de outros.
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+ O que faz um projeto fracassar? Por Washington Souza 22 June 2010 as 5:00 am Nenhum comentário

Um projeto exige muito esforço de muitas partes para alcançar o sucesso procurado. Tamanho esforço aplicado sempre deixa implícita uma questão: será que esse esforço todo levará o projeto ao sucesso nos resultados?

Na tentativa de estreitar o caminho que leva ao sucesso nos projetos, foram verificadas as direções mais comuns que levam ao seu inssucesso, tendo essas, portanto, que serem evitadas a todo custo. São elas:

Objetivos não definidos
 Sem um escopo claro e consistente, o projeto perde em direção, dinâmica e, principalmente em fundamento, pois não vê definição final no que procura. O objetivo é o que alimentará todo o empenho da equipe, do gerente e dos stakeholders na busca pelo sucesso nos resultados.

Implementação mais lenta que o planejado
 A dinâmica com que se apresentam os resultados do projeto é um termômetro de como a logística de distribuição das tarefas e o acompanhamento e controle das atividades estão em sintonia. A implementação anda na medida em que critérios como o conhecimento das potencialidades individuais e coletivas da equipe é conhecido e utilizado de forma adequada ao que propõe o planejamento do projeto.

Recursos insuficientes
 Muitas vezes, a escassez de recursos é vista de forma tão forte como um problema que se esquece de vê-la como um desafio a vencer. Os recursos surgem sempre para a melhor utilização possível dentro do planejamento do projeto, no momento e métrica suficientes, para obtenção dos resultados ideais que justifiquem seu uso.

Surgimento de problemas não previstos
 A prática faz crer que é improvável para um projeto caminhar sempre nos trilhos. Assim, o gerente precisa ficar atento para desvios inesperados, sempre com uma capacidade de gerar soluções na medida das necessidades e respeitando fatores preponderantes como prioridades, tempo de resposta, bem como riscos e consequências das soluções sugeridas. Quando um projeto é bem planejado e estruturado, fica menos sujeito a instabilidades causadas por imprevistos, mas, nem por isso, há garantias de que algo fora do esperado não possa acontecer.

Coordenação ineficaz de atividades
 Uma equipe mau orientada pode ser classificada injustamente como limitada ou algo semelhante, quando, na verdade, a fonte de seu fracasso está em quem direciona seus passos, define suas ações e acompanha seus resultados. Da mesma forma, um projeto mau planejado, um risco mau avaliado, um prazo mau medido podem determinar um caminho mais curto e indesejado a projetos. A coordenação do projeto como um todo se descreve como sua coluna vertebral, de onde saem análises, pontos de vista, indicações, expertise e de onde as fraquezas gerenciais devem ser anuladas e ampliadas a todo tempo.

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+ 49 provérbios do gerenciamento de projetos Por Washington Souza 22 May 2010 as 5:42 pm 2 comentários

  1. Você não consegue fazer um bebê em um mês usando nove mulheres
  2. O mesmo trabalho será estimado de forma diferente por 10 analistas ou por um mesmo analista em 10 diferentes vezes
  3. A palavra mais útil e menos usada no gerenciamento de projetos é “NÃO”
  4. Você pode convencer um alguém a assumir um prazo irreal, porém, você não pode obrigá-lo a cumpri-lo
  5. Quanto mais ridículo o prazo, mais caro e difícil será cumpri-lo
  6. Quanto mais desesperada a situação, mais otimista ela é
  7. Poucas pessoas conseguem resolver os problemas em um projeto, porém muito mais pessoas criam problemas acima da capacidade das primeiras resolverem
  8. Você pode congelar os requisitos de um sistema, porém não consegue congelar as expectativas dos usuários
  9. Não existe almoço grátis – se alguém te ofereceu um, você com certeza vai pagá-lo
  10. Congelamento de requisitos e o abominável homem das neves são parecidos – ambos são mitos e ambos se derretem quando o calor apropriado é aplicado
  11. As condições sob as quais uma promessa e feita são esquecidas, porém, a promessa será sempre lembrada
  12. Um usuário somente lhe falará o que lhe for perguntado – nada mais
  13. A primeira coisa para um projeto dar certo é que os stakeholders queiram que dê certo
  14. Diante de varias interpretações de um comunicado, a menos conveniente é a mais correta
  15. O que não está escrito, não existe ou não foi dito
  16. Parkinson e Murphy estão vivos e muito bem – no seu projeto
  17. Quem não sabe aonde quer ir, nunca chega
  18. Para quem está perdido, qualquer caminho serve
  19. Se você legou 10h para fazer 90% de uma tarefa, precisará de pelo menos outras 10h para concluir os outros 10%
  20. Prazo e fidelidade de sistemas são promessas difíceis de se cumprir
  21. Depois que passei a estudar mais, trabalhar mais e planejar melhor, minha sorte mudou
  22. Em projetos, não confunda folga nos prazos, com prazos dos folgados
  23. Se você não respeita sua equipe, porque quer que ela te respeite?
  24. A logística de um projeto sempre exige àquilo que você esqueceu
  25. Reunião sem pauta vira happy-hour
  26. Reunião sem ata, não existiu
  27. Para o usuário, o que você esqueceu sempre é o mais importante
  28. Equipe muito grande em projetos é como chinês fazendo túnel, eles colocam um buzilhão de chineses de um lado da montanha e outro buzilhão do outro lado. Se tudo der certo eles fazem um túnel, se der errado eles fazem dois
  29. Grupo de trabalho – quando você está dentro é equipe ou grupo de trabalho; quando você está fora é panela
  30. Para tocar o seu projeto, conheça bem: o organograma, o mandograma, o orfacograma, o mafiograma, e fundamentalmente, o secretariograma

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