Blog CMMI & MPS.BR

Prólogo

O objetivo deste mini-tutorial é mostrar como se inicia um projeto.
Para facilitar o entendimento (e disseminar conhecimento) ele é focado na simplicidade, facilitando assim o entendimento.

A estimativa de tamanho em APF toma por base que todos os elementos são de complexidade média, todavia é importante vocês terem em mente que isto é apenas o início. Em se interessando procurem ler mais sobre estimativa, planejamento, desenvolvimento de requisitos e controle de mudanças – aos que estão iniciando com MPS.BR ou CMMI, este tutorial vai ajudar bastante nos primeiros níveis.

Tutorial Mini Projeto – O nascimento da idéia

Um amigo te liga e pede para você fazer uma visita pois ele precisa de um projeto, ele te fala que é bem simples e precisa apenas de um aplicativo para gerenciar seus contatos.

Chegando em seu escritório, a conversa começa e ele fala que tem mais de 1.000 contatos em uma agenda (papel mesmo) e que quer (e precisa) automatizar isso. Na sua cabeça você já percebe que terá uma tela (até agora).

Conversa vai, conversa vem, ele comenta que um grande problema que ele tem é que ele não consegue dizer de onde são os contatos. Ele comenta que se ele pudesse agrupar-los, isso o ajudaria muito.

Ele também comenta que gostaria que tudo ficasse em uma única tela, ele não gosta de ficar passeando de uma tela pra outra.

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Hoje se fala muito em produtividade, mas não são muitos o que realmente entendem o que é produtividade.
Se você chegar a um departamento de TI e pedir (como exemplo) uma lista classificada dos programadores mais produtivos, é quase certo que você não a terá. Isto acontece porque são poucas as empresas que realmente medem a produtividade de suas equipes, e isto ocorrerá em 90% dos casos.

A produtividade consiste em o que é produzido em um determinado tempo.

Em linhas de produção isso é mais tranqüilo, pois você consegue “ver”, “pegar” e “contar”. Fica mais fácil de comparar. Mas… e quando falamos de software?
Primeiramente, vamos a algumas perguntas:

• Qual a produtividade de sua equipe?
• Quais os 10 programadores mais produtivos?
• O que você faria para entregar dentro do prazo um projeto crítico com uma parede*?
  *Parede: Data onde o sistema precisa necessariamente estar online, sob pena de multa.

Se você hesitou em responder a primeira pergunta, você acaba de descobrir uma excelente oportunidade para conhecer como sua equipe trabalha de fato. Isto será muito importante nas suas estimativas e especial no seu planejamento e venda.

Se você não consegue responder a segunda pergunta, ou a responde baseado em sua percepção (e não em números), é bom refletir e medir isto, o ganho será assustadoramente compensador.

Já a terceira pergunta… para respondê-la você DEVE ter feito a lição de casa das duas primeiras perguntas. Muitas empresas colocam os melhores programadores para ter certeza que vão entregar e assim, não pagar a multa. Bom… este é um bom caso de gestão de riscos, mas, você pode provavelmente economizar um bom dinheiro se simplesmente conhecer a produtividade de sua equipe, e assim, deslocar as pessoas certas para o projeto.

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Uma das principais responsabilidades de um gerente de projetos é zelar pelo custo do projeto e usar este dinheiro da melhor forma possível (Leia o PMI para mais detalhes).

Apesar disto ser (vamos dizer) óbvio, não são muitos os gerentes que fazem uma boa gestão do custo, e, durante o planejamento do projeto o gerente do projeto deve analisar tudo o que deve ser feito e fazer uma análise de custo x benefício .

Se você tem 10.000 para fazer uma determinada coisa, e existe um “componente” que faz exatamente o que você quer por menos da metade do preço, porque não adquiri-lo? Bom, é muito provável que você já deva ter presenciado uma situação assim, e é mais provável ainda que a decisão tenha sido de “fazer” o requisito, perdendo assim uma excelente oportunidade para economizar.

Outro caso é: Em um sistema onde você o usuário se cadastra e escolhe seu estado a pergunta é: Será desenvolvido uma tela de manutenção de estados?

Cenário 1: Sim, o cliente precisa atualizar a lista de estados sempre que precisar – Custo: R$ 1.000,00 (referente à 20 horas de trabalho)

Cenário 2: Não, é uma tabela que raramente muda, o custo não justifica o benefício – Custo: R$ 0,00

É um caso simples, mas neste caso simples você já economizou um montante do seu custo. Claro que existirão casos onde estes desenvolvimentos serão necessários, todavia serão minoria e mesmo nestas minorias, provavelmente a contratação de um serviço (como o de CEP dos correios) saia mais em conta.

Uma dica: Pratique esta análise durante o planejamento. Provavelmente você terá boas surpresas.

Pessoal, gostaria de dar algumas dicas para melhoria na administração de tempo e em no próximo post vou explicar como é óbvio o link destas dicas com o planejamento e gerenciamento de projetos

1. Tenha um planejamento diário do que você deve fazer

Não precisa ser nada muito complexo, uma lista simples em uma agenda, folha ou até mesmo online já resolve. Coloque todas as atividades que você deve fazer naquele dia e defina prioridades. É importante começar pelas atividades mais críticas.
Conforme o dia for passando, monitore se você esta atendendo os prazos que você definiu e tome ações quando estiver atrasado.
Após algum tempo procure mudar a frequência deste planejamento para semanal.

2. Defina objetivos

Tenha claro quais são seus objetivos de curto (semana) médio (mês) e longo (3 meses) prazo. Imprima (ou anote) e deixe sempre a vista (assim você não esquece). Avalie também se o que você vai fazer agrega algum valor, se não agrega, provavelmente você não deve perder tempo com isto.

3. Saiba dizer não

Você não receberá nenhum crédito por aceitar fazer “mais uma coisinha” quando esta atolado de coisas, muito pelo contrário, se você atrasar as importantes ai que ninguém se lembrará mesmo. Se há algum risco de atraso por causa de uma nova tarefa, deixe isto bem claro e não assuma este risco sozinho.

4. Seja organizado

Se você iniciou uma coisa, termine-a. Muitas pessoas iniciam muitas coisas ao mesmo tempo mas nunca terminam nenhuma. Se você esta adiando muitas das tarefas do seu planejamento diário, quer dizer que você não esta organizando seu tempo tão bem quando planejado. Divida as tarefas grandes em “pedaços” menores que você consiga controla-las em um dia.
Muito se usa o termo “seja acabativo” que nada mais é do que “termine o que você iniciou”.

5. Saiba delegar

Você não deve fazer tudo, aliás, nem é bom. Como gestor você deve delegar para os responsáveis e quando necessário treinar as pessoas para assumirem uma nova responsabilidade. Todavia tenha certeza de que as pessoas estão aptas a cumprir as tarefas. Lembre-se que o responsável ainda é você.
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Continuando o post anterior (101 dicas para implementação do CMMI nível 2).

SAM – Gerenciamento de acordos com fornecedores

57. Crie processos para gerenciamento de fornecedores
58. Mantenha uma base de fornecedores com dados de desempenho
59. Crie critérios para aquisições
60. Tenha SLA’s estabelecidos para projetos e serviços
61. Estabeleça critérios para a seleção de fornecedores
62. Mantenha dados históricos de como foi o processo de seleção de um determinado fornecedor
63. Monitore o desempenho dos serviços de seus fornecedores
64. Tenha contratos formais

PP – Planejamento de projeto

65. Estime tudo nos projetos
66. Obtenha aprovações formais das estimativas
67. Utilize dados históricos para as estimativas
68. Formalize o entendimento do escopo por ambas as partes
69. Formalize o que será entregue
70. Desenvolva um cronograma
71. Documente toda atividade a ser realizada no projeto
72. Identifique dependências críticas e RCCs
73. Defina metas para os projetos
74. Planeje os recursos necessários
75. Planeje os compromissos
76. Planeje os eventos de auditoria de qualidade
77. Planeje o envolvimento dos stakeholders do projeto
78. Elabore um plano de gerenciamento de riscos coerente
79. Considere a utilização de um plano para gerenciamento do projeto (o CMMI não fala nada disto, mas eu recomendo)
80. Tenha um plano de projeto documentado
81. Obtenha aprovação do plano de projetos
82. Para alta maturidade existem diversos outros elementos que devem ser planejados – trataremos disto posteriormente
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Complementando o post “A importância do PPQA“, vamos explicar um pouco como deve ser uma auditoria  de PPQA (Auditoria de Garantia da Qualidade) do seu planejamento até a conclusão dos trabalhos.

Tenha em mente que a área de PPQA deve ter autonomia e autoridade, desta forma, é importante que esta área responda aos maiores níveis da organização. Somente assim a auditoria será imparcial e terá seu foco na qualidade.

Vale lembrar que o principal objetivo da área de PPQA é fornecer visibilidade de como esta a qualidade dos produtos e o seguimento do processo á direção e gerência.

O planejamento da auditoria

Antes de tudo, a auditoria deve ser planejada. Durante a fase de planejamento o Analista de PPQA (vamos chamar apenas de PPQA) deve planejar como serão as auditorias e quando elas ocorrerão. É muito importante que sejam realizadas auditorias antes de entregas à clientes.

O Checklist de PPQA deve ser montado bom base no conjunto de processos que serão utilizados no sistema, além disso, os envolvidos no projeto devem ter conhecimento de como serão as auditorias e quais as responsabilidades de cada um.

A auditoria

Bom, chegou o dia de uma auditoria de PPQA, o que fazer?

Primeiramente, certifique-se de que os acessos as bases de produtos foram concedidos ao analista de PPQA. Na sequencia todos devem ser comunicados de que haverá a auditoria.

A principal ferramenta do PPQA é seu checklist, e com base nele ele vai auditar o projeto verificando coisas como:
- Os produtos foram desenvolvidos;
- Os produtos estão corretos;
- Os produtos seguem os padrões definidos;
- Os produtos foram desenvolvidos com base no processo;
- A qualidade dos produtos estão de acordo com o planejado;
- Entre outros.

Desta forma, ele segue verificando o checklist de PPQA (item por item) e vai classificando. Ao final ele terá um indicador de como esta a qualidade do projeto e de cada processo.

Um ponto que recomendo (mas não esta na PA PPQA) é que antes de se divulgar os resultados o PPQA apresente os resultados para o Gerente do projeto para ver se não tem algum “engano”.

Comunicação dos resultados

É muito importante que todos envolvidos no projeto recebam o resultado da auditoria. O responsável direto é o gerente do projeto, mas a equipe deve ter conhecimento de como esta o projeto e buscar resolver as pendências o quanto antes.

Tratando os desvios

Antes de tudo, o responsável pelo tratamento dos desvios ou definição de quem vai tratá-los é o gerente do projeto, o PPQA apenas apontará os desvios e verificar se os mesmos foram corrigidos. Aqui é bom lembrar que é muito importante que o PPQA estabeleça uma data para correção dos desvios.

Após esta data, os desvios que não foram corrigidos devem ser “escalados” para o superior direto do gerente do projeto, e assim consequentemente até chegar na instância mais alta.

Quais os tipos de auditoria de PPQA?

Falamos muito de projeto, mas existem diversos outros tipos de auditoria de PPQA como:
- Auditoria do ambiente de configuração
- Auditoria do processo de melhoria
- Auditoria do processo de gerenciamento
- Auditoria da área de treinamentos
- Auditoria do processo de medições
- Auditoria de qualidade de projeto
- Auditoria de qualidade de propostas e pré-venda
- Auditoria da área de PPQA (esta deve ser feita por um terceiro, preferencialmente fora da empresa)
- E algumas outras.

Bom, esta é uma visão bem simples e rápida de como é uma auditoria de PPQA. Em breve publicaremos um macro-checklist de PPQA para ajudá-los.