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QPM – Gerenciamento qantitativo de projeto
Tem como objetivo gerenciar quantitativamente os processos definidos para alcançar a qualidade e performance estabelecidos e previstos.

OPP – Desempenho do processo organizacional
Tem como objetivo estabelecer e manter um entendimento quantitativo da performance do conjunto de processos da organização  bem como o atendimento dos mesmos. Também tem a função de estabelecer baselines e modelos para o gerenciamento quantitativo.

Semana passada recebi um e-mail perguntando “O que é a tal da estabilidade de um processo”
Para ajudar, vamos fazer uma analogia com um processo corriqueiro que todos fazemos todos os dias: “Ir trabalhar”
Vamos colocar o seguinte cenário:
- Moro (A) em Campinas e trabalho (B) na mesma cidade
- Vou de carro
- Meu horário de entrada é as 8:00h

Faço o seguinte percurso:

Normalmente, levo 30 minutos de casa até o trabalho. Se o transito estiver bom, consigo chegar em 27 minutos e quando esta ruim por volta de 33 minutos. Mas em média levo 30 minutos. Tenho certeza destes tempos, pois já fiz isto mais de 100 vezes. Desta forma, saio de casa 35 minutos antes, pois assim tenho certeza que chegarei a tempo.

Este processo (ir trabalhar) está estável, pois sei o desempenho dele (30 m) e sua variação natural (27m – 33m). Esta é a voz do processo, ou seja, o que o processo pode me oferecer. Como o que o processo me oferece atende minha necessidade que é chegar no trabalho em, no máximo, 35 minutos (voz do cliente, ou seja, o que o cliente – no caso eu mesmo – espera do processo), podemos dizer que este processo, além de estável, é capaz

Todavia, ultimamente tenho levado mais que 33 minutos (máxima variação para meu processo) para chegar ao trabalho e isso tem acontecido freqüentemente. Por causa disso, estou chegando atrasado alguns dias na empresa, o que não esta sendo bom.

Neste momento, o processo deixou de ser estável e não atende mais minhas necessidades, é preciso fazer algo.
Investigo os motivos para esta perda de estabilidade e verifico que isso ocorreu pois abriu-se uma escola infantil no meu percurso e o horário que passo é o mesmo horário que os pais deixam seus filhos na escola.

Tenho duas opções:
- Aceitar que meu processo foi modificado e que não é mais capaz, ou seja, não atende mais minhas necessidades, e alterar tais necessidades para que ele volte a ser tornar capaz, ou seja, passar a sair mais cedo; ou
- Fazer um projeto piloto (tentar um outro caminho)

Escolho a segunda opção pois não quero levar mais tempo para chegar ao trabalho

Neste projeto piloto, experimento alguns percursos diferentes e após duas semanas escolho um que aparentemente leva o mesmo tempo que o que eu fazia (30m)
Depois de uma semana (5 amostragens) verifico que a média é de 30m com variações entre 28m e 32m. Isto atende minhas necessidades.
Com isso, defino que este é meu processo padrão a partir de agora (e garanto o mesmo desempenho que o anterior).

Passado algum tempo decido por melhorar o desempenho deste processo, minha meta é reduzir meu tempo em 10%.
Novamente, faço alguns testes piloto e escolho o percurso abaixo.
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PI – Integração de produto
Tem como objetivo integrar os componentes, produtos, funções, módulos  e outros produtos de software egarantir que o mesmo foi entregue dentro das especificações definidas.

RD – Desenvolvimento de requisitos
Tem como objetivo realizar a análise e desenvolvimento dos requisitos para compor o produto.

TS – Solução técnica
Tem como objetivo realizar o design, desenvolver e implementar soluções aos requisitos. VAL – Validação

Tem como objetivo demonstrar que o produto atende às especificações definidas quando colocado no ambiente definido.

VER – Verificação
Tem como objetivo auditar os principais produtos a fim de verificar se eles atendem aos requisitos definidos.

OPD – Definição do processo organizacional
Tem como objetivo estabelecer e manter um conjunto de ativos e padrões da organização. Entende-se como ativos produtos como Guias, Processos, Procedimentos, templates, treinamentos e documentos entre outros

OPF – Foco no processo organizacional
Tem como objetivo o planejamento e implementação de melhorias baseado no conhecimento das forças e fraquezas da organização  dos processos e ativos da organização.

OT – Treinamento organizacional
O objetivo de OT é desenvolver os conhecimentos das equipes de modo que elas possam desempenhar melhor suas atividades

IPM – Gerenciamento integrado de projeto
IPM tem como objetivo estabelecer e manter o gerenciamento e comunicação entre as diversas equipes integradas de um projeto de acordo com o PDP definido através do tailoring.

DAR – Decisão formal
Tem como objetivo ajudar em decisões estabelecendo um mecanismo onde critérios sejam analisados antes que uma decisão seja tomada.

RSKM – Gerenciamento de riscos
Tem como objetivo realizar o gerenciamento de riscos, diferentemente das ações realizadas no nível anterior, neste momento o gerenciamento deve ser mais preventivo.

Hoje vamos falar das diferenças entre acompanhamento e gerenciamento de projetos. Parece besteira, mas a diferença é enorme.

Vamos imaginar que você esta dentro de um carro em uma ladeira.
No final da ladeira existe um muro, ele esta à uns 3 kilometros de distancia.
O carro começa a descer… você não faz nada
Passou um kilometro e o carro continua a descer… você só vê o muro chegando mas não faz nada
Dois kilometros, a velocidade aumentando e o muro chegando, e você não faz nada.
700 metros, 500 metros, 300 metros, 100 metros… você nada faz
1 metro e pow… bate no muro

O carro demorou 5 minutos para sair to topo da ladeira (com você dentro) e bater no muro

O que você fez neste processo?
Acompanhou, simples assim.

Isto é o “Acompanhar”, você tinha conhecimento da situação, poderia ter tomado alguma ação quando viu que  algo ia dar errado, mas não o fez, apenas acompanhou.

Gerenciar é muito mais que isso, gerenciando você poderia tomar várias ações como:
- Pisar no freio;
- Puxar o freio de mão;
- Tentar fazer um desvio;
- E até mesmo, em uma situação de extrema urgência, pular do carro.

Esta é a diferença.

Em PMC – Monitoramento e controle de projeto ações de gerenciamento devem ser executadas. Possíveis problemas devem ser resolvidos antes que se tornem problemas de fato.
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CM – Gerência de Configuração

O Propósito da Gerência de Configuração é estabelecer e manter a integridade dos produtos de trabalho. Para auxiliar os trabalhos, recomenda-se a utilização de uma ferramenta. Para suporte ao processo, auditorias devem ser realizadas a fim de verificar se a gerência de configuração esta sendo realizada de acordo com o especificado.

MA – Medição e Análise
O propósito desta área é desenvolver e sustentar mecanismos de medições dos processos da organização. Os resultados destas medições devem ser analisados frequentemente a fim de identificar desvios ou variações fora dos padrões esperados.

PP – Planejamento de Projetos
O propósito de Planejamento de Projetos é estabelecer e manter planos para as atividades inerentes ao projeto

PMC – Acompanhamento de Projetos
O propósito desta área é prover informações suficientes para o gerenciamento eficaz do projeto. Sempre que o desempenho sair dos limites especificados, ações corretivas devem ser tomadas a fim de colocar o projeto de volta aos limites definidos.

PPQA – Garantia de Qualidade do Processo e Produto
O propósito desta área é garantir que o projeto esta senguindo o processo definido e o produto atende à qualidade esperada. Esta área deve prover visibilidade da situação atual do projeto às partes interessadas

REQM – Gerenciamento de Requisitos
O propósito desta área é estabelecer a gestão dos requisitos do projeto e seus produtos de trabalho. Esta área permite identificar inconsistências os requisitos e produtos de trabalho

SAM – Gerênciamento de Acordos com Fornecedores
O propósito desta área é gerenciar aquisições de produtos, componentes ou serviços de fornecedores externos à organização.

Olá pessoal, hoje vamos falar de dicas para institucionalização, o diagrama abaixo demonstra o que pode-se fazer.

Vamos comentar cada uma destas iniciativas:
Treinamentos: Esta iniciativa é a mais óbvia de todas, mas é fundamental, sua eficiência é entre média e baixa, mas não deve ser descartada.
Workshop: Evento onde você apresenta o modelo de um jeito mais informal, você pode torna-lo interativo fazendo brincadeiras e distribuindo prêmios – tem eficiência média
E-Mails rápidos: E-mails cursos, de até 15 linhas resumindo ao máximo um determinado assunto, sua linha deve ser informal – tem eficiência entre média e alta
Dicas: E-mails ou avisos com dicas de determinados assuntos, devem ser rápidos e preferencialmente gráficos – tem eficiência média-baixa
Quadros: Similar ao Dicas, apresentam mais informações. Coloca-se normalmente nos quadros de avisos da empresa – tem eficiência baixa.
Banners: Banners sempre ajudam, o ideal é torna-los o mais gráfico e fácil possível, deixe os detalhes nos processos e use uma linguagem de fácil interpretação – tem eficiência alta
Guias: As pessoas adoram guias, assim, é uma boa iniciativa criar um guia para os principais trabalhos – tem eficiência média
Testes: Testes fazem com que as pessoas estudem, seus resultados são medianos, mas sempre devem ser usados como complemento aos treinamentos – tem eficiência média
Concursos: Quando com prêmios, os concursos ajudam demais a institucionalização, as pessoas vão atrás dos prêmios e de queba, aprendem mais sobre os processos – tem eficiência média alta.

Vale lembrar que todas estas iniciativas ajudam, mas não “resolvem”. Emprenho e comprometimento são fundamentais.

A melhor iniciativa é as pessoas praticarem os processos, é a mais “simples” e mais eficiente.

Como diria meu grande  grande amigo Edson Sayeg: “Não é preciso decorar, basta praticar”
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