Blog CMMI & MPS.BR

O esquecimento de um “detalhe” (requisito) em projetos é mais comum do que se imagina. Normalmente alguém lembra: “Ops… faltou colocar isso no sistema… e agora?”. E o pior de tudo é que o mais comum é que isso aconteça próximo da entrega do sistema. Isto acontece normalmente por causa de um processo de especificação ineficaz ou até mesmo pela simples vergonha de perguntar um pouco mais de detalhe sobre um requisitos.

Quanto mais tarde se encontrar um defeito, mais caro ele será.

O gráfico abaixo é a melhor forma de se ilustrar isso:

Repare que, quanto mais tarde, o custo vai aumentando exponencialmente, e este é um dos motivos que devem levar as empresas a investirem mais e mais em planejamento, controle e engenharia de software em geral.

Vamos a um cenário hipotético. Imagine que você esta fazendo um sistema que usa um índice para reajustar os custos de diversos produtos, este índice é praticamente o coração do sistema e você fez sua correção através do dolar. Porém, quando você começa a validar o mesmo com seu cliente você “descobre” que este índice deveria ser composto pela cotação do dolar, euro e mais quatro moedas. Qual impacto isto trará ao seu projeto? Bom… se você tivesse descoberto isto no início do projeto, o custo seria praticamente nulo, mas agora no final… imagine quanto você precisará gastar para ajustar este pequeno detalhe.

Quanto mais se investe em planejamento e especificação, menor será o tempo de desenvolvimento e você acabará montando mais do que desenvolvendo.

Enfim… pense nisso e aproveite e comente suas experiências em situações como esta.
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Brainstorm é uma palavra inglesa que, em uma tradução livre, significa “tempestade mental”. É uma técnica onde todas as idéias de uma equipe podem ser expostas sem um julgamento precipitado. Todas são avaliadas e levadas em consideração e servem para muitas coisas, como criar uma marca, um produto ou solucionar um problema.

Existem algumas dicas que podem ser adotadas para que o brainstorm seja feito de forma eficiente. A primeira delas é que se tenha um líder para dirigir a dinâmica e mediar os questionamentos e possíveis conflitos entre os participantes. Ele também é quem vai incentivar a discussão e fazer com que a equipe mantenha sempre o foco no objetivo proposto.

Outra dica é que as idéias sejam anotadas, sem filtro, de forma que todos possam lê-las. Pode-se usar para isso quadro branco ou flipchart, ajuda aos participantes na organização das idéias e pensamentos, facilitando os questionamentos e promovendo a melhoria contínua.

A terceira e última dica é que tenha-se um tempo determinado para a realização. Geralmente é uma dinâmica rápida, que leva pouco tempo, questão de minutos. O limite de tempo estimula os participantes a doarem-se durante aquele período e é preciso ser rígido com isso.

Ao final do brainstorm a melhor idéia é selecionada e espera-se que o objetivo tenha sido alcançado ou ao menos tenha-se chegado próximo a ele.

Quer ver como é um Brainstorm na prática? Assista qualquer episódio do seriado House, ele pratica isso muito (e é uma série excelente).

Esta técnica por muitos é considerada boa oportunidade para o surgimento dos talentos, pois é uma forma que todos conseguem expor suas idéias e isto faz com que todos vejam o potencial existente em cada um.

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O timeline (linha do tempo) é uma demonstração gráfica dos acontecimentos. É uma ferramenta muito boa para demonstrar os grandes marcos de um projeto ou acontecimentos. É muito usada pela astronomia, biologia, geologia e principalmente história, normalmente nestas áreas, o timeline é utilizado para demonstrar acontecimentos passados, mas ele também pode ser utilizado para demonstrar eventos futuros.

No gerenciamento de projetos, o timeline pode ser utilizado para demonstrar a equipe os principais marcos do projeto. Por ser uma ferramenta gráfica onde as pessoas conseguem facilmente entender seu funcionamento e ele é mais fácil de compreender do que o bom e velho cronograma.

Vamos mostrar como utlizar um timeline e responder duas perguntas, a primeira é “o que é um timeline?” e a segunda é “Como implementar o CMMI 2?”

Em um timeline sempre colocamos os marcos (milestones) em uma ordem cronológica e estes marcos deve ter nomes de fácil compreensão. Você até pode explicar um elemento em um timeline, mas ai seria um outro tipo (diferente deste que vou mostrar).

Nosso exemplo trata de uma implementação CMMI 2 e tipicamente, este tipo de implementação leva 12 meses e contém estes marcos:

• Gap Analisys
• Planejamento
• Capacitação
• Processos & áreas
• Templates & Guias
• Revisão e ajustes
• Data de corte
• Novo processo
• SCAMPI B
• Ajustes
• SCAMPI A

Então, o seu timeline seria assim:

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Achei muito bom o podcast do Max Gehringer sobre gerência de projetos e decidi fazer comentários a respeito.

A história narrada era mais ou menos assim:

Uma empresa com muitos projetos mas a maioria não dava resultados. Certo dia decidiram availar o porquê. Dentre as principais razão estavam:

• As pessoas envolvidas mudavam muito de opinião;
• As pessoas se omitiam;
• As pessoas estavam mais interessadas em discutir com outros membros da equipe.

Diante disso um problema claro de liderança foi identificado, decidiram nomear um lider para cada equipe e elaboraram o manual do nunca.

1. Nunca peça exatamente a mesma coisa para duas pessoas
Isto parece óbvio, mas na prática acaba acontecendo. Duas pessoas podem ter entendimentos diferentes sobre a cerca da mesma atividade e isto pode gerar impasses, ou mesmo a execução incorreta de atividades.

2. Nunca acredite que uma pessoa que estudou mais que a outra sabe mais que a outra
Isto é um dos preconceitos que vez ou outra podemos nos deixar seduzir. Em minha opinião o que o autor quis dizer é: questione sempre se a pessoa escolhida é realmente a melhor opção para realizar aquela tarefa, averigúe, observe o que diz o histórico daquela pessoa.

3. Nunca de uma tarefa urgentíssima para um funcionário que sempre tem tempo livre. Dê para um que esteja super ocupado
Novamente aqui vai a minha visão: desconfie do funcionário que sempre tem tempo livre no tocante ao comprometimento. Pra mim, desconfiar significa estar sempre atento. Neste caso, acredito eu, o comprometimento é que é a palavra chave.

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O PMI Chapter São Paulo tem o prazer de apresentar a comunidade de gerenciamento de projetos, o trabalho realizado de aplicação de uma verificação de maturidade organizacional utilizando o OPM3.

Partindo do princípio que há maturidade em gerenciamento de projetos como parte da estratégia da empresa e por outro lado há também a maturidade em gerenciamento de projetos garantindo a estratégia da empresa, foi possível obter uma visão geral sobre Maturidade em Gerenciamento de Projetos com foco no OPM3 e como aplicar, passo a passo, o OPM3 nas empresas.

O evento mostrará como foi realizado esse trabalho desde a viabilização financeira da aquisição da ferramenta, passando pela criação da equipe de projetos formada pelos voluntários do PMI SP, até a aplicação nas diretorias do PMI SP e a conclusão do trabalho.

A palestra será realizada dia 17.jul no SENAC Campinas da rua Sacramento e há um custo de R$ 30,00 para associados e R$ 50,00 para não associados ao PMI.

Para se inscrever acesse www.pmisp.org.br, clique no link “Educação” em seguida “Eventos” ou ligue para 11.5041.4144.

Pessoal da região de Campinas, corra pois o evento já é este sábado.

Momento descontração: Termos utilizados para estimativas em projetos

DEPENDE: Envolve a conjunção de várias incógnitas, todas desfavoráveis. Em situações anormais, pode até significar sim, embora até hoje tal fenômeno só tenha sido registrado em testes teóricos de laboratório. O mais comum é que signifique diversos pretextos para dizer não.

JÁ JÁ: Aos incautos, pode dar a impressão de ser duas vezes mais rápido do que já. Ledo engano; é muito mais lento. Faço já significa ‘passou a ser minha primeira prioridade’, enquanto ‘faço já já’ quer dizer apenas ‘assim que eu terminar de ler meu jornal, prometo que vou pensar a respeito.’

LOGO: Logo é bem mais tempo do que dentro em breve e muito mais do que daqui a pouco. É tão indeterminado que pode até levar séculos. Logo chegaremos a outras galáxias, por exemplo. É preciso também tomar cuidado com a frase ‘Mas logo eu?’, que quer dizer ‘tô fora!’ .

MÊS QUE VEM: Parece coisa de primeiro grau, mas ainda tem gente que não entendeu. Existem só três tipos de meses: aquele em que estamos agora, os que já passaram e os que ainda estão por vir. Portanto, todos os meses, do próximo até o Apocalipse, são meses que vêm!

NO MÁXIMO: Essa é fácil: quer dizer no mínimo. Exemplo: Entrego em meia hora, no máximo. Significa que a única certeza é de que a coisa não será entregue antes de meia hora.

PODE DEIXAR: Traduz-se como nunca.

POR VOLTA: Similar a no máximo. É uma medida de tempo dilatada, em que o limite inferior é claro, mas o superior é totalmente indefinido. Por volta das 5h quer dizer a partir das 5 h.

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1. A maneira mais eficaz de se livrar de uma tarefa é deletá-la. Se não precisa ser feita, não faça.
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2. Sem um foco claro, é fácil se distrair. Defina as metas do dia de amanhã HOJE. Decida o que fazer, e então faça!
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3. Para vencer a procrastinação, faça o que te incomoda na parte da manhã, não deixe para o final de tarde, você acaba não fazendo.
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4. Identifique os momentos que você tem todo o gás do mundo para trabalhar, e agende as tarefas mais importantes para esses momentos.
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5. Reserve blocos de tempo ininterruptos para trabalho solo onde você precisa se concentrar. Não venha com desculpas, dá para fazer!
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6. Quando começar uma tarefa, defina um objetivo, não levante da cadeira enquanto não alcança-lo. Exemplo, escrever 20 linhas.
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7. Defina períodos fixos de tempo para trabalhar, tipo 30 minutos para escrever o texto X. Quando você define um tempo, você cumpre.
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8. Acorde mais cedo para fazer o que é mais importante para você. Você consegue fazer + antes das 8 do que a galera o dia inteiro.
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9. Seja pró-ativo com a Velocidade. Ande mais rápido, fale mais rápido, digite mais rápido, vá mais cedo para casa.
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10. Deixe CLARO para aqueles que vão se encontrar com você qual será a agenda dos encontros com você.
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Ishkawa organizou as sete ferramentas da qualidade após observar que pelo menos 95% dos problemas poderiam ser resolvidos por estas ferramentas. Ele também observou que qualquer trabalhador fabril poderia utiliza-las de forma efetiva. Seu objetivo foi aperfeiçoar o Controle de Qualidade Industrial da década de 1960.

Seu sucesso no Circulo de Controle de Qualidade (CCQ) surpreendeu a todos especificamente quando veio do Japão para o ocidente. Os benefícios aos produtos e serviços japoneses foram tantos que até hoje os produtos daquele país são sinónimo de qualidade.

As sete ferramentas da qualidade são:

• Diagrama de pareto
• Diagrama de causa e efeito
• Histograma
• Folhas de verificação
• Gráfico de dispersão
• Fluxogramas
• Cartas de controle

Agora, vamos ver como utilizar estas ferramentas de uma forma prática.

Diagrama de pareto

O principio de Pareto também é muito conhecido como a regra dos 80/20 (alguns também falam de 70/30). Em resumo podemos dizer que:

• 20% do tempo despendido produz 80% dos resultados
• 80% de suas ligações telefonicas são destinadas a 20% dos seus contatos
• 20% das ruas são responsáveis por 80% do trafego (não em São Paulo)
• 80% dos pedidos em um restaurante vem de 20% do menu
• 20% de seus clientes são responsáveis por 80% do seu faturamento
• 80% dos problemas é causado por 20% das pessoas
• 20% do que deve ser feito ocupa 80% do tempo

Pareto é uma ferramenta fantástica para priorização e focar no que realmente importa. Se há um problema, pareto lhe ajudará a focar.

Diagrama de causa e efeito

O diagrama de causa x efeito (também conhecido como diagrama de Ishikawa) é uma excelente ferramenta utilizada para estruturar hierarquicamente as causas potênciais de um determinado problema (ou oportunidade). Ele permite uma visualização gráfica de todo o “mapa”.

Os elementos são tipicamente organizados em seis categorias:

• Métodos
• Matéria prima
• Mão de obra
• Maquinas
• Medições
• Meio ambiente

Todavia, estes elementos podem ser adaptados.

Um diagrama bem detalhado se parecerá com uma espinha de peixe (como ele também é conhecido) e a partir de uma lista preliminar de causas, as mais prováveis são selecionadas para análise mais aprofundada.

É uma ferramenta primordial em projetos de melhoria, em especial projetos Six Sigma.

Histograma

O histograma é uma ferramenta muito utilizada na estatística e apresenta uma representação gráfica da distribuição e frequência dos dados de uma determinada amostra. Normalmente é representado através de barras verticais.

Seu funcionamento é mais ou menos assim: Imagine uma escala de zero a vinte, você divide em barras de 2 em 2, ou seja, se o dado for 1 ou 2 você coloca ma barra “1-2”, se o dado for 3 ou 4 você coloca um ponto na barra “3-4” e assim por diante. Você pega sua amostra e vai colocando nessas “caixinhas” e no final você terá a distribuição dos seus dados.

Com uma evolução do histograma é possível identificar a estabilidade e capacidade de um determinado processo.

Folhas de verificação

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Estamos estreando nossa sessão de entrevistas com um convidado de peso, o CMMI Lead Appraiser Antonio Braga. O Sr. Antonio Braga já realizou mais de 60 avaliações SCAMPI CMMI no Brasil e exterior e hoje é uma das maiores referencias sobre CMMI aqui no Brasil.

Nesta nova sessão você encontrará quinzenalmente entrevistas com pessoas que são referência em engenharia de software em geral. Mas… vamos a entrevista…

Entrevista com Antonio Braga

Blog CMMI: Algumas empresas acham que CMMI aumenta o custo, o que você diria a elas?
Braga: CMMI não aumenta o custo. O CMMI é composto pela melhores praticas no desenvolvimento de sistemas. O CMMI incentiva o trabalho segundo processos, sistematização, o que evita re-trabalho e define exatamente as atividades que devem ser seguidas.

Agora muito cuidado deve ser tomado pelas empresas ao definir seus processos e na criação de guias e regras de customização (tailoring) para evitar a criação de camisas-de-força, que engessem seu trabalho.

Blog CMMI: O que uma empresa precisa para iniciar com CMMI?
Braga: O apoio da alta gerencia é fundamental. Um projeto de melhoria de processos compatíveis com o CMMI deve ser iniciado somente quando a organização tem bem definido os benefícios que ira atingir com tal projeto.

A partir daí deve ser alocado um grupo (pode ser uma pessoa) ou ate alocação parcial, para ser responsável pela definição dos processos. Este deve ser primariamente um trabalho de facilitador com o pessoal que efetivamente usa os processos na prática.

Blog CMMI: Quais os pontos que as empresas mais devem ter atenção em um programa de melhoria CMMI?
Braga: Primeiro, os benefícios que a empresa vai atingir.
Não há mágica, não é um trabalho rápido, requer amadurecimento da organização e do pessoal envolvido, isso nos lembra que o primeiro M de CMMI é justamente Maturidade.
Definição de funções, alocação de pessoal e treinamento são fundamentais.

Blog CMMI: Quais os benefícios que uma empresa pode obter com o CMMI?
Braga: O SEI realizou algumas pesquisas sobre este assunto. De um modo geral as empresas que melhoram seus processos usando o CMMI como referência, encontram benefícios como:

• Aumento de produtividade: Não se re-inventa a roda, o que deve ser feito esta definido.
• Diminuição de custo: A partir da redução do re-trabalho e aumento de produtividade.
• Estimativas mais corretas: Isso gera propostas mais adequadas o que pode representar mais negócios. Estimativas mais corretas evitam projetos deficientes.
• Qualidade: A padronização dos processos e uso das melhores práticas te leva a gerar produtos de melhor qualidade.
• Aumento da Satisfação do cliente: Há um aumento de satisfação por parte do cliente através da entrega de produtos de melhor qualidade e nos prazos acordados.

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1. Terás consciência dos problemas
Falar que não o problema não existe não o eliminará, a primeira e principal ação para a resolução de problemas é admitir sua existência. Tipicamente há problemas em todo lugar e consequentemente há oportunidades de melhorias em todo lugar.
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2. Deverás entender as condições reais através de dados
Lembre-se sempre de tomar decisões com base em dados. Um conjunto correto de dados vale mais que 100 palpites. Esqueça também aquela velha história de que “não temos dados”, use os que você tem pois estes são seus dados e se você gostaria de tê-los de outra forma, melhore-os e posteriormente faça outra coleta.
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3. Usarás métodos de gerenciamento da qualidade meticulosamente e efetivamente
Não é a qualidade que deixa caro seu projeto, o que deixa ele caro é a falta de qualidade, e já que você sabe disso, porque não tentar aumentar a qualidade? Fazendo isto, com certeza seu custo será reduzido. Lembre-se também de usar a ferramenta certa para cada problema.
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4. Arregaçaras as mangas e trabalharás, fazendo o máximo uso de tecnologia, experiência e intuição
Há um velho ditado que diz: “Quanto mais eu trabalho, mais sorte eu tenho”, então, o trabalho duro e uso de técnicas avançadas são indispensáveis (e não matam ninguém). Não tenha medo de usar técnicas novas, muitas vezes, serão estas que terão mais efeito. Conheça (e compreenda) as 7 ferramentas da qualidade.
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5. Seguirás cuidadosamente passo a passo a metodologia de solução de problemas
Um atalho muitas vezes pode destruir o efeito (afinal, porque você acha que existe o passo a passo?). Estes somente devem ser utilizados com sabedoria e quando do conhecimento correto dos métodos. Não arrisque pular algo se você não conhece ou não o compreende.
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6. Analisarás completamente as causas, e não demorarás a agir
Ação! Uma vez conhecidas as causas, estas devem ser tratadas o quando antes. Utilize técnicas de análise de causa e efeito (CAR) e identifique as causas reais do problema (e não as que as pessoas acham que são as causas). Se você direcionar ações a uma causa incorreta, seu problema persistirá.
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Aprenda o “método” SCRUM em menos de 10 minutos!

Com este excelente vídeo você conseguirá ter uma boa visão do que é o SCRUM e compreender o que coisas com: Sprints, burn-down charts, backlogs, dialy scrums e muito mais.

Gostou? Não deixe de ver nossa sessão sobre SCRUM e métodos Ágeis.
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