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Constantemente quando falamos sobre o Plano de Gerenciamento de Projetos (PGP) as pessoas indagam com: “Mas não é a mesma coisa que o plano de projeto”. Bom… a resposta é não. Vamos analisar o PGP em um cenário prático.

O PGP tem por principal objetivo definir as ações que serão tomadas de acordo com o desempenho de diversos fatores do projeto, como:

Você esta fazendo um projeto onde o prazo é o ponto crítico. Este projeto é dividido em 3 fases com 10 dias cada e você enfrenta os seguintes problemas em cada fase:
Fase 1: Projeto atrasado em 3 dias, pois metade da equipe é formada de estagiários.
Fase 2: Projeto atrasado em 3 dias por indisponibilidade do cliente em validar os produtos.
Fase 3: Projeto atrasado em 3 dias por que o ambiente de validação não esta pronto.

Na maioria das empresas isto é encarado como causas normais de um projeto e acaba-se assumindo estes custos.

Com um PGP você deve prever os tipos de problemas e definir quais ações você tomará quando gatilhos forem acionados (Gerenciamento preventivo – CMMI3), imaginando que você montou o PGP deste projeto teríamos o seguinte cenário.

Fase 1: Seu projeto esta atrasado em 3 dias (você esta no 6º), mas isto não é problema, pois seu PGP diz que se isto acontecer você deve substituir os estagiários por planos e seu projeto terminará no prazo.
Fase 2: Falta um dia para acabar a fase e seu cliente nem começou a validar você pega o PGP e nele esta definido que se isto acontecer quem validará é o Sponsor ou haverá repasse de custos (e seu cliente já aprovou isto).
Fase 3: Você esta no 7º dia e o cliente informa que precisará de mais 3 dias para deixar o ambiente pronto. O seu PGP diz que se houver indisponibilidade do ambiente a validação será realizada com no seu ambiente de desenvolvimento (o cliente aprovou).

Enfim, note que antes do inicio do projeto houve uma análise minuciosa de possíveis problemas e ações que deveriam ser tomadas. Para apoio você também buscou as aprovações formais de cada uma destas ações. Ou seja, você foi pró-ativo (CMMI 3).

Os casos apresentados aqui são muito simples visto que seu objetivo é apenas de apresentar os benefícios do PGP, em um projeto real, seu PGP deve ser bem estruturado e você deve ter ações para os problemas mais comuns ou mais prováveis.

O PGP é um instrumento que ajuda muito no gerenciamento de projetos, considere sua implementação se você esta buscando o nível 3 de maturidade do CMMI.