Tamanho importa?

Quanto maior o projeto (em tamanho ou complexidade) mais importante é para o gerente de projetos, “quebra-lo” em módulos ou projetos menores e dividir a responsabilidade com pessoal qualificado.

Isto garantirá que todos os membros do projeto (incluindo o gerente do projeto), poderão ver o quadro geral sem se perder em detalhes enquanto estão verificando a saúde (status) do projeto.

Projetos distribuidos tendem a ser maiores que muitos outros tipos de projeto. O gerente deve usar varias táticas para não deixar que o tamanho influencie nas partes menores. A palavra “grande” quer dizer muitas coisas, mas nenhuma em específico. Ela pode querer dizer que você tem uma equipe de 10 pessoas trabalhando durante 12 meses, como também pode querer dizer que você tem uma equipe de centenas de pessoas trabalhando em manutenção de sistemas (como por exemplo um outsourcing).

Aqui vão algumas dicas de como trabalhar com o “tamanho correto” e garantir que todos entenderam como as peças menores influenciam no todo.

• Quebre o projeto em projetos menores, fluxos de trabalho menores, módulos menores ou pacotes menores no melhor jeito possível para seu gerenciamento.
• Garanta que cada fluxo de trabalho tenha pelo menos um ponto focal responsável por sua entrega
  Se possivel, tente colocar alguns membros da equipe com dois chapéus em fluxos de trabalho distintos. Isto melhorará no entendimento da visão do todo (o projeto).
• Acompanhe o desempenho (Não importa o jeito, mas acompanhe) de cada fluxo de trabalho ou pacote SEPARADAMENTE e colete alguns indicadores periodicamente para montar o todo.
• Documente e compartilhe os riscos, casos, pressuposto e dependências de cada pacote.
• Organize reuniões periódicas para verificar e compartilhar o status
• Publique um “mapa” do desempenho do projeto como um todo, incluindo as entregas de cada fluxo de trabalho
• Use ferramentas online para “agressivamente” compartilhar os requisitos, marcos do projeto, datas, relatórios de defeitos, timelines, riscos e outros.

Por exemplo, imagine que vocês esta confiante com a entrega de 3 versões do mesmo website (Brasil, Estados Unidos e México). Você decide que para isto irá criar 3 frentes de trabalho, cada uma com um ponto de contato distinto, já que os 3 websites são praticamente o mesmo (com pequenas customizações), você definiu algumas pessoas para trabalharem em todas essas versões, flutuando de uma versão para outra. Desta forma, você consegue garantir ume integridade geral e reutilizar diversas partes nestas versões.

Em outro exemplo, pode ser que você tenha multiplas integrações de diversos fornecedores em um único projeto. Pode ser muito interessante separar cada integração em um fluxo de trabalho distinto. Isto permitirá que todos trabalhem simultaneamente e reduza o tempo de implementação do todo.

Envolva diferentes equipes em reuniões diárias e coordene a qualidade geral e entrega do todo.