Plano de comunicação passo a passo - Blog CMMI & MPS.Br

Plano de comunicação passo a passo

By on September 8, 2012

É senso comum que a comunicação (na verdade a falta de) é um dos maiores problemas nos projetos. Este assunto é tão sério, que há um processo só tratando de comunicação no PMI, e por conta disto, decidimos elaborar esse passo a passo para elaborar um plano de comunicação melhor. Um grande instrumento de apoio para o plano é a matriz de comunicação, pois com ela podemos definir todos os meios de comunicação do projeto, envolvidos, produtos e outros.

A imagem abaixo ilustra uma matriz de comunicação:

Matriz de comunicação

Exemplo de matriz de comunicação preenchida

É bem simples elaborar a matriz  (que servirá de apoio ao plano) e um bom passo a passo é ir definido os tipos de comunicação e detalhando cada elemento com informações como:

  • Tipo: É o nome  como por exemplo “kick off do projeto”, “Validações”, “Reuniões de Status” e outros
  • Objetivo: Descreve o que será tratado na comunicação como a revisão de compromissos, riscos e outros eventos
  • Meio: Descreve como acontecerá como presenciais, e-mail e conferences entre outros
  • Frequência: Neste item colocamos de quanto em quanto tempo ocorrerá a comunicação como semanal, mensal ou única como exemplos
  • Audiência: Na audiência colocamos quem recebe e/ou participa
  • Responsável: Neste item definimos quem é o responsável
  • Produto: Por último, temos o principal produto da comunicação, ou como alguns preferem dizer, o entregavel

Continuando no passo a passo, temos agora que destacar cada evento de comunicação no cronograma e em seguida divulgar à todos interessados.

Tento a matriz pronta, a elaboração do plano de comunicação fica muito mais fácil, pois agora basicamente focar no detalhamento dos processos e nas datas. Um plano de comunicação normalmente tem elementos como:

  • Nome do projeto
  • Empresa ou cliente
  • Versão do plano
  • Data de alteração
  • Gerente do projeto
  • Aprovador
  • Tipo
  • Matriz de comunicação
  • Detalhamento do processo de comunicação contendo Tipo, Insumos, Local e Duração. Uma boa prática é definir a duração dos eventos e se for possível já destacar quais insumos são necessários para aquele evento.
  • Cronograma das comunicações
  • Histórico de alterações – histórico padrão contendo a data, o que foi alterado e quem realizou a alteração

Por fim, terminamos esse simples passo a passo e abaixo colocamos um exemplo de um template de plano de comunicação

Plano de comunicação

Plano de comunicação

Exemplo de template de plano de comunicação

Em muitas empresas este plano fica dentro do plano de projetos.
Algumas empresas com processos bem definidos e um bom nível de maturidade dispensam o detalhamento dos processos por estes já ser um processo difundido e claros à todos. Algumas organizações preferem manter as datas no plano de comunicação, já outras, destacam essa informação do plano deixando apenas no cronograma do projeto.

Vale lembrar que este plano e seus campos são apenas uma sugestão do que seria um bom plano. Não há um padrão, o que já é um direcionamento. Adapte as informações do plano à realidade de sua empresa.

Um ponto importante a ser considerado é evitar a duplicidade de informações, afinal, será mais um lugar para atualizar e a probabilidade desta atualização falhar em algum momento é grande.

About Washington Souza

Black Belt, Washington Souza tem mais de 10 anos de experiência com gestão. Participou de implantações em todos os níveis CMMI e MPS.Br A. Gosta muito de Six Sigma e gestão como um todo.

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