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Os nove principais documentos do gerenciamento de projetos

By on August 19, 2011

Project Charter

No gerenciamento de projetos, o project charter é o documento que autoriza formalmente o início do projeto. Podemos dizer que com este documento o gerente do projeto passa a ter auditoridade sobre o mesmo. O project Charter é um documento que deve passar uma visão geral do que é o projeto abordando assuntos como:

  • Requisitos do projeto
  • Objetivo do projeto
  • Stakeholders
  • Responsabilidades
  • Cronograma com principais marcos
  • Estimativas iniciais
  • Riscos

WBS

A WBS é uma excelente ferramenta para decompor os trabalhos do projeto (Saiba mais sobre WBS). Um bom gerenciamento de projetos necessáriamente tem uma WBS. Graficamente, a WBS é apresentada como uma arvore de elementos onde são apresentados inicialmente os pacotes maiores de trabalho e estes pacotes vão se decompondo até um nível de gerenciamento bom para o gerente. Sua apresentação gráfica pode facilitar bastante aos envolvidos entenderem o que deve ser feito no projeto. Consequentemente, mudanças de escopo também ficam mais fáceis de se negociar.

Estimativas

As estimativas são elementos essenciais de todo projeto. Todo projeto deve pelo menor ter  estimativas de Esforço, Prazo, Custo, Equipe e Recursos. Utilizar uma técnica de mercado com APF pode facilitar todo o processo de estimativa de esforço, prazo e custo. Durante o gerenciamento de projetos deve-se monitorar constantemente estas informações contra o plano e tomar ações e necessário.

Muitas empresas não estimam o custo do trabalho, nestes casos o processo de gestão fica comprometido pois o gerente deve inclusive gerir o custo do projeto e gerir esforço é muito diferente de gerir custo.

Cronograma

O cronograma é outro instrumento base para o gerente de projetos. Ele basicamente é uma planilha contendo atividades, custo, esforço, responsáveis, data de início e data de término. Ferramentas como o Microsoft Project facilitam a vida do gerente de projetos visto que ele conta com diversos outros recursos como utilização de recursos humanos, Gráfico de Gantt, baselines e diversas outras visões que agilizam o trabalho do gerente do projeto.

Normalmente monta-se cronogramas focados na equipe do projeto, mas tão importante quanto a alocação da equipe do projeto é a alocação do usuário e clientes. Em posse do cronograma eles podem saber quais são suas atividades e quando elas devems ser executadas.

Plano de Projeto

O plano de projeto e Status Report são provavelmente os documentos mais importantes da gestão do projeto. O plano de projetos deve ser usado para direcionar as atividades do projeto e deve endereçar assuntos como:

  • Escopo
  • Riscos do projeto
  • Equipe necessária
  • Estimativas
  • Entregáveis
  • Agenda de eventos (auditorias, entregas, reuniões, acompanhamento, etc)
  • Dependências
  • Metas
  • Responsabilidades
  • Cronograma com milestones
  • Etc

Um bom plano de projetos não garante que o projeto será bem executado, todavia quando seguido reduz consideravelmente as possibilidades de problemas.

Veja também: Plano de gerenciamento de projetos.

Status Report

O Status Report é um documento onde os envolvidos podem ver a situação atual do projeto. Este evento de acompanhamento é um dos principais momentos do projeto e deve ser realizado tanto internamente quando com seu cliente.

Tipicamente um Status report apresenta informações como:

  • Indicador de atendimento ao prazo do projeto
  • Indicador de atendimento ao custo do projeto
  • Cronograma atualizado
  • Principais realizações
  • Problemas em aberto
  • Como está o tratamento de riscos
  • Próximas ações do projeto
  • Planos de ação

Uma boa prática em todos os eventos de acompanhamento é utilizar o status report anterior para verificar o que evoluiu e se as pendências foram resolvidas.

Estas informações são o básico que qualquer Status Report deve conter e é importante lembrar que tudo que envolva “gente” ou compromissos deve ter o “quem” e “quando”. O “quem” é “quando” é uma forma simples de se obter o comprometimento das pesosas envolvidas.

Vale lembrar que o Status Report deve servir de insumo para o portfólio de projetos.

Planilha de riscos

A planilha de riscos ou como alguns gostam de falar “Plano de resposta aos riscos” é um documento onde você registra todos os riscos do projeto e define ações para tratar os riscos como Mitigação, Aceitação, Contingência, Transferêncie e outros. É importante lembrar que deve-se buscar eliminar o máximo de riscos do projeto. Quando bem tratados o gerenciamento de projetos fica mais fácil.

Aceite

O termo de aceite formaliza que o projeto foi desenvolvido conforme suas especificações e que o cliente aprovou a entrega. Hoje em dia como há muitos projetos onde o faturamento é vinculado à entrega, nestes casos é interessante ter termos de aceite por entrega.

Encerramento do projeto

O documento de encerramento visa além de formalizar o término do projeto discutir como foi o mesmo e coletar lições aprendidas. No processo de gerenciamento de projetos ele é o documento final. Durante o encerramento é interessante tratar assuntos como:

  • Como foi o atendimento aos objetivos de negócio
  • Como terminaram os indicadores de custo, prazo e produtividade
  • Quais os principais problemas do projeto
  • Discutir sobre as lições aprendidas
  • Registrar na base de conhecimento da organização

About Washington Souza

Black Belt, Washington Souza tem mais de 10 anos de experiência com gestão. Participou de implantações em todos os níveis CMMI e MPS.Br A. Gosta muito de Six Sigma e gestão como um todo.

2 Comments

  1. Malcolm Winterholler

    April 16, 2017 at 6:05 pm

    Hey, thanks for the blog.Really looking forward to read more. Really Cool.

  2. Joao Garcia

    November 8, 2019 at 7:17 am

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    Many thanks,

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