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Um bom método para monitoramento do desempenho de projetos é a técnica de Valor Agregado (EVM – Earned Value Management). Apesar de muito utilizada em países como os EUA, aqui no Brasil esta técnica ainda é pouco utilizada e um de seus maiores disseminadores é o PMI. Aliás, tenha em mente que além de gerenciar melhor seus projetos, você estará atendendo várias práticas do CMMI e algumas necessidades do Six Sigma.

Com EVM podemos ver coisas como:
- Como o projeto esta?
- Como ele deveria estar?
- Os gastos do projeto estão adequados ao trabalho realizado?
- O projeto será entregue dentro do prazo e custo?
- Qual a previsão de desvio de prazo e custo?

Exemplo simples de EVM

Entendendo as características básicas
Você faz o planejamento de um projeto que tem 10 dias e custo de 100.000.
A primeira coisa que você terá que fazer aqui é calcular o custo diário de seu projeto. Lembre-se que para isto você deverá ter um WBS bem detalhado e que reflita a situação real de seu projeto.
Você monta o WBS e obtém um planejamento como esse:

Sempre recomendo transformar os números em gráficos pois fica mais fácil de se entender e reduz sensivelmente interpretações erradas.

Seu projeto esta em andamento e você coleta o custo do projeto todo dia. Seu projeto esta no sexto dia e quando você olha para o gráfico você acredita que o projeto esta ruim, pois o planejado para o dia é 40.000 e você já gastou 50.000.

Você apresenta este gráfico na reunião de acompanhamento semanal de projetos.


Ao ver o gráfico seu gerente pede explicações do porque o projeto já ultrapassou 10.000 de seu custo. E… você provavelmente não vai conseguir dar uma explicação que o convença.

Vamos fazer uma pausa aqui. Este cenário é bem comum em muitas empresas de TI e você provavelmente já se deparou com uma situação similar. O que acontece é que só se olha o custo, não se esta vendo aqui um ponto muito importante: A produção.

Para te ajudar, temos o gerenciamento por valor agregado ou EVM – Earned Value Management.
Porém, você esta preparado e vem monitorando seu projeto com EVM, e você apresenta o seguinte gráfico ao seu gerente:

Nele você explica a seu gerente que apesar do cronograma mostrar que o projeto ultrapassou o custo em 10.000, o que já foi produzido (agregado) representa 61.000, ou seja, produziu-se o equivalente a 61.000 e gastou-se apenas 50.000. Em outras palavras, seu projeto esta muito bem e provavelmente você terminará antes e com um custo menor que o previsto (veremos isto em um próximo post).

O ponto chave para se conseguir isto é gerenciar o que esta sendo produzido. O gerente do projeto deve saber quanto do projeto esta pronto a cada dia. Com isso consegue-se saber quanto do projeto em percentual esta pronto e conseqüentemente, o valor que já foi agregado ao projeto.

É bom lembrar que para utilizar EVM corretamente você precisará:
- Planejar seu projeto de verdade
- Criar um WBS detalhado
- Definir milestones
- Realizar estimativa de custos, esforço e prazo de cada atividade
- Monitorar constantemente seu projeto
- Gerenciar (de verdade) o projeto tomando ações sempre que necessário
- E o mais difícil, saber quanto do seu projeto foi produzido (agregado) a cada dial.

Aproveitando, se sua empresa tem muitos fornecedores, experimente gerenciar seus trabalhos com EMV, acredito que você vai gostar.