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Dicas para um bom cronograma

By on September 6, 2012

É muito comum se perguntar como deve ser um bom cronograma, buscar dicas para um bom cronograma, templates de cronograma do Microsoft Project ou até mesmo um template de como deve ser um cronograma eficiente, então resolvemos criar uma lista simples de boas práticas para a elaboração do cronograma. Não há segredo, são dicas práticas, mas estas dicas lhe trarão muito mais controle e confiabilidade nos seus cronogramas

1. Não ter tarefas maiores que 40 horas no cronograma

A primeira boa prática a usar no seu cronograma  é ter tarefas que durem entre 4h à 40h. O ideal é ter atividades que demostrem evolução diária, em outras palavras tarefas de até 8h. Atividades assim ajudam o gerente de projetos a agir mais rapidamente pois ele saberá já no dia seguinte de um problema e poderá tomar ações mais rapidamente.

2. Estimar o custo de cada tarefa do cronograma

Custo é um dos grandes pilares para o gerenciamento de projetos e não ter a estimativa de custos no seu cronograma será o mesmo que dirigir um carro sem marcador de combustível ou de velocidade. É importante que cada tarefa tenha seu custo estimado justamente para durante o projeto o gerente de confrontar o previsto contra o realizado.

3. Ter profissionais associados a tarefa

Esse é outro ponto que não pode ser esquecido durante a elaboração do cronograma, a alocação de profissionais às tarefas. Uma boa prática é ter uma atividade para uma pessoa e não uma atividade para muitas pessoas. A prática de ter atividades para muitas pessoas deve ser evitada, pois desta forma, o gerente de projetos perde o parâmetro de desempenho individual, já que não há como dizer que uma pessoa é mais produtiva que outra numericamente.

4. Não ter super-alocação

Podemos dizer que a super-alocação é um pecado capital na elaboração do cronograma, pois ela fere alguns conceitos básicos como um dia ter 24h e até mesmo o horário padrão de trabalho das pessoas no projeto. O que você pensaria de um cronograma onde está previsto que no dia 3 o João vai trabalhar 36h (!!). Isso é absolutamente impossível e todo gerente de projetos deve analisar seu cronograma e elimitar as super-alocações. O Microsoft Project tem vários meios para auxiliar o gerente de projetos, mas procure evitar o método automático do MS Project.

5. Analisar as sub-alocações para não gerar ociosidade

Assim como as super-alocações são problema, as sub-alocações também e seu cronograma não deve ter nenhum dos dois. Deve-se ter em mente que o profissional recebe por 8h/dia, então o gerente de projetos deve buscar preencher os horários do profissional para evitar ter ociosidade. Isto pode ser feito tanto no mesmo projeto quanto apoiando em outros projetos. Há várias ferramentas de gerenciamento como por exemplo o EPM, @task e Clarity que possuem recursos para mostrar a alocação de uma equipe de projeto ou até mesmo do departamento.

6. Verificar se as estimativas (Budget, esforço, datas) batem com o contrato

Este é outro erro muito comum, muitos gerentes focam no prazo e esquecem-se que há um esforço e um custo previsto para o projeto. É elementar seguir o previsto em contrato, assim, se o contrato diz que o esforço para o desenvolvimento do projeto é de 3.000h, seu cronograma deve contemplar estas 3.000 horas, nem mais nem menos, afinal foi o contratado. O mesmo vale para a parte financeira do projeto.

7. Manter os dados atualizados

O melhor cenário é ter dados do cronograma atualizados diariamente, todavia sabemos que as vezes isso pode não ser possível, assim, uma boa regra para garantir a confiabilidade dos dados é não permitir que os dados fiquem desatualizados por mais de uma semana. Neste cenário, o gerente de projetos deve desconsiderar os dados de desempenho de um projeto com mais de uma semana de atualização. Os dados base para atualização são nada mais que progresso, custo e esforço.

8. Destacar os marcos, entregas e eventos importantes

É importante destacar no cronograma o que há de importante. Podemos definir como importante os principais eventos de um projeto como entregas, validações e términos de fase. Considere também definir como marcos além dos eventos internos, os eventos considerados importantes pelos stakeholders do projeto.

9. Sequenciar as atividades do cronograma

O sequenciamento de atividades é essencial para um bom gerenciamento de projetos e ele serve para passar uma visão clara de quais produtos devem ser entregues antes e até mesmo o que é insumo para um determinado trabalho.

Quais dicas para um bom cronograma você utiliza?

About Washington Souza

Black Belt, Washington Souza tem mais de 10 anos de experiência com gestão. Participou de implantações em todos os níveis CMMI e MPS.Br A. Gosta muito de Six Sigma e gestão como um todo.

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