Você conhece o índice de retrabalho de sua organização?
Written by Washington Souza // August 28, 2011 // Engenharia // No comments
Já vi vários casos onde as empresas se assustam quando descobrem que para cada 100h produzidas são necessárias mais 40h para arrumar. Mas o mais importante nestes casos é conhecer o número justamente para poder melhora-lo.
Um ponto importantíssimo aqui é ter medições e um fator que ajuda muito isso é ter um apontamento de horas constante e preciso.
Reflita sobre as seguintes perguntas:
- Qual o retrabalho decorrente do levantamento de requisitos?
- Qual o retrabalho decorrente de especificações mal feitas?
- Qual o retrabalho decorrente de problemas de comunicação?
- Qual o retrabalho decorrente de problemas na codificação?
Só se pode melhorar o que pode ser medido
De onde vem o retrabalho?
Mas… antes de continuarmos, vamos relembrar algumas das causas de retrabalho. Alguns dos principais causadores de retrabalho são:
- Falta de capacitação
- Falta de direcionamento
- Falta de planejamento
- Falta de monitoramento do progresso dos trabalhos
- Especificações incompletas ou mal feitas
- Ausência de controle de qualidade
- Ausência de critérios que definam a qualidade e aceitação
- Falta de um processo definido para os trabalhos
- Pouca ou nenhuma padronização
- Baixa ou nenhuma reutilização
Dois pontos que merecem ser citados também são estimativas imprecisas e pouco tempo. Estes dois itens sempre ajudam a jogar a qualidade no buraco (e consequentemente aumentar o retrabalho).
O que você pode fazer para reduzi-lo?
A primeira recomendação que sempre dou é: “Conheça pelo menos os 10 principais pontos de retrabalho de sua organização”.
Se sua organização não tem um processo de medições uma boa abordagem é verificar o sentimento das pessoas, ou sejam o que elas falam que atrapalha seus trabalhos e que gera retrabalho. Verifique através do apontamento de horas o custo do retrabalho e defina um plano de ação para tratar cada item. Após 3 meses, repita o processo e compare com as medições anteriores (lembre-se da frase citada acima: Só se pode melhorar o que pode ser medido”). Se os índices dos 10 itens melhorar e atender suas metas então você obteve sucesso.
É importante lembrar que você não conseguirá zerar o retrabalho, isto é praticamente utopia, mas pode-se reduzi-lo muito. Eu diria que se você conseguir chegar a um índice de menos de 5% após um ano, você conseguiu um feito marcante.
Considere o uso do Six Sigma. Ele pode ser um grande acelerador e trará grandes ganhos à organização e as pessoas que trabalharem nos projetos six sigma.
