Top 10 dicas para administração de tempo - Blog CMMI & MPS.Br

Top 10 dicas para administração de tempo

By on June 5, 2009

Pessoal, gostaria de dar algumas dicas para melhoria na administração de tempo e em no próximo post vou explicar como é óbvio o link destas dicas com o planejamento e gerenciamento de projetos. É fato, uma boa administração de tempo é traduzida em melhores resultados nos projetos.

1. Tenha um planejamento diário do que você deve fazer

Não precisa ser nada muito complexo, uma lista simples em uma agenda, folha ou até mesmo online já resolve. Coloque todas as atividades que você deve fazer naquele dia e defina prioridades. É importante começar pelas atividades mais críticas para se ter uma administração de tempo mais objetiva.
Conforme o dia for passando, monitore se você esta atendendo os prazos que você definiu e tome ações quando estiver atrasado.
Após algum tempo procure mudar a frequência deste planejamento para semanal.

2. Defina objetivos

Tenha claro quais são seus objetivos de curto (semana) médio (mês) e longo (3 meses) prazo. Imprima (ou anote) e deixe sempre a vista (assim você não esquece). Avalie também se o que você vai fazer agrega algum valor, se não agrega, provavelmente você não deve perder tempo com isto.

3. Saiba dizer não

Você não receberá nenhum crédito por aceitar fazer “mais uma coisinha” quando estiver “atolado” de coisas, muito pelo contrário, se você atrasar as importantes ai que ninguém se lembrará mesmo. Se há algum risco de atraso por causa de uma nova tarefa, deixe isto bem claro e não assuma este risco sozinho. Uma boa administração de tempo requer alguns “Não” de vez em quando.

4. Seja organizado

Se você iniciou uma coisa, termine-a. Muitas pessoas iniciam muitas coisas ao mesmo tempo mas nunca terminam nenhuma. Se você esta adiando muitas das tarefas do seu planejamento diário, quer dizer que você não esta organizando seu tempo tão bem quando planejado. Divida as tarefas grandes em “pedaços” menores que você consiga controla-las em um dia.
Muito se usa o termo “seja acabativo” que nada mais é do que “termine o que você iniciou”.

5. Saiba delegar

Você não deve fazer tudo, aliás, nem é bom. Como gestor você deve delegar para os responsáveis e quando necessário treinar as pessoas para assumirem uma nova responsabilidade. Todavia tenha certeza de que as pessoas estão aptas a cumprir as tarefas. Lembre-se que o responsável ainda é você.

6. Decida!

Não fique postergando uma decisão, decida! Muitas pessoas tem medo de tomar decisões porque não querem errar, mas um dos melhores gerentes que já conheci uma vez me falou uma vez que as vezes é melhor tomar uma decisão errada do que não decidir (lembre-se: as vezes). Como é possível ter uma boa administração de tempo se você não decide? Reflita, analise as alternativas e o contexto (se informe) mas tome decisões. Existem várias técnicas que podem lhe ajudar a decidir, umas delas é a dos 5Ws

7. Seja objetivo

Muito do que você escreve ou fala pode ser resumido drasticamente, aprenda a simplificar. Um dos lemas de Steve Jobs é “Menos é mais”. Aprenda como utilizar diagramas e como sintetizar a informação. Você perceberá a diferença principalmente em telefonemas e reuniões. Acredite, você consegue. Um amigo uma vez me compactou uma ata de 3 páginas à apenas uma página deixando apenas o que agregasse valor. O problema é que ficou melhor que a minha. 🙂

8. Planeje suas reuniões

Recentemente li um artigo que dizia que mais de 90% das reuniões são improdutivas e elas pecam em elementos básicos como:
– Falta de pauta
– Discussões intermináveis em assuntos que pouco agregam
– Falta de foco
– Falta de gerenciamento do tempo
– Falta de preparação dos envolvidos
– Envolvidos demais (convida-se todo mundo)

Lembre-se de registrar em uma ata o que foi decidido e comunicar os envolvidos.

9. “O bom é inimigo do ótimo”

Esta é uma frase que meu amigo Edson Sayeg (exemplo em administração de tempo) sempre dizia, muitas vezes perde-se o foco em tentar fazer uma ferrari, quando um corsa já é suficiente. Faça o combinado, você até pode fazer mais, mas desde que você tenha certeza que não vai prejudicar o todo. Lembre-se que existem momentos certos para a perfeição, mas estes momentos não são sempre.

10. Elimine o desnecessário

Se você tem em sua mesa uma pilha de papéis e livros que você nem tocou neles na ultima semana é melhor você guarda-los para usa-los apenas quando necessário. Deixe sua mesa limpa e com apenas as coisas relacionadas as suas tarefas do dia (ou do seu planejamento). Isto também serve para e-mails.

Enfim, para se ter uma boa administração de tempo é preciso essencialmente disciplina em não esquecer essas “regrinhas” básicas. Conte-nos como você faz sua administração de tempo.

About Washington Souza

Black Belt, Washington Souza tem mais de 10 anos de experiência com gestão. Participou de implantações em todos os níveis CMMI e MPS.Br A. Gosta muito de Six Sigma e gestão como um todo.

One Comment

  1. Justin Macclairty

    April 16, 2017 at 6:11 pm

    Really enjoyed this article. Much obliged.

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