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Kickoff

By on February 27, 2012

O evento de kickoff é um evento onde formaliza-se o início do projeto e alinha-se o entendimento do escopo, necessidades e responsabilidades. O gerente de projetos deve garantir que o endentimento está uniforme, que os envolvidos compreenderam o escopo, objetivos, compromissos e suas responsabilidades.

Os principais envolvidos neste evento são o gerente do projetos, analista, patrocinador, usuário e demais interessados no projeto.

Um bom evento de kickoff passa por atividades como:

1. Preparação do kickoff

Podemos separar a preparação em dois momentos: A criação do Material para o kickoff e a definição da agenda.

Material
Uma boa forma de realizar um evento de kickoff é elaborar uma apresentação power point tratando de todos os assuntos do evento. Esta apresentação apoia o gerente de projetos no direcionamento do evento e assegurará que todos os assuntos previstos serão tratados. Uma apresentação de kickoff tipicamente deve tratar assuntos como:

  • Apresentação da equipe
  • Apresentação do escopo do projeto
  • Planejamento preliminar
  • Cronograma do projeto
  • Modelo de trabalho
  • Compromissos e responsabilidades
  • Plano de comunicação
  • Riscos do projeto
  • Fatores críticos de sucesso
  • Como serão os eventos de monitoramento e controle

Alguns gerentes de projeto também tem o bom hábito de preparar uma versão resumida da documentação e entregar impressa no início da mesma.

Agenda
É importante elaborar uma agenda do evento de kickoff com os assuntos e tempos. Está agenda deve ser enviara previamente à todos os participantes da reunião de kickoff.

2. A reunião de kick off

Com o material em mãos chega a hora de realizar o evento de kickoff. É importante chegar mais cedo para preparar o ambiente e garantir que não terá nenhum imprevisto. Se houver um coffee break de kickoff, assegure que ele seja realizado antes do evento própriamente dito.

Com todos presentes, realize as apresentações, comente novamente da agenda e mãos à obra.

Apresentação do escopo do projeto
Após as apresentações, deve-se apresentar o escopo do projeto. Uma forma prática de se fazer isto é utilizar um diagrama ou se possível uma WBS do projeto. Diagramas ajudam a facilitar o entendimento e tornam a discussão mais produtiva. É importante também falar o que não está previsto no projeto e já estabelecer os compromissos.

Cronograma preliminar
Um cronograma preliminar ou timeline deve ser apresentado para que os envolvidos tenham conhecimento do projeto como um todo e quando será necessário seu envolvimento.

Compromissos e responsabilidades
Em conjunto com o cronograma preliminar é importante frisar a importância do cumprimento dos compromissos e o impacto do não cumprimento dos mesmos. Deve-se deixar claro à todos os envolvidos os compromissos que cada um terá no projeto e quais são suas responsabilidades.

Plano de comunicação
O gerente do projeto deve aproveitar o momento para apresentar o plano de comunicação do projeto com sua lista de distribuição.

Método de trabalho
O método de trabalho ou metodologia deve ser apresentado. É importante que todos tenham conhecimento do processo e seus produtos. Como exemplo: É importante o cliente saber que tudo o que ele pedir será documentado e o desenvolvimento só será iniciado após aprovação do mesmo.

Riscos do projeto
Os riscos do projeto bem como seus impactos devem ser apresentados e alinhados entre os envolvidos. O gerente do projeto já deve estabelecer estratégias para os riscos identificados e ouvir os presentes sobre riscos não presentes no plano de gerenciamento de riscos. Estratégicas para estes novos riscos devem ser tratadas em conjunto

Fatores críticos de sucesso
Boa prática em todos os projetos, os fatores críticos de sucesso devem ser apresentados no evento de kickoff.

Monitoramento e controle
O gerente de projetos deve apresentar como serão os eventos de monitoramento e controle e qual o público. Deve-se apresentar o modelo de status report, o que tipicamente é tratado nestes eventos e quais indicadores serão monitorados. Deve-se deixar claro que todo evento de monitoramento e controle gera ações e estas devem ser acompanhadas até sua resolução.

Dúvidas e questionamentos
Deve ser reservado um tempo para dúvidas e questionamentos

Pendências e próximos passos
Após a apresentação, deve-se documentas as pendências e definir os próximos passos. Estas ações devem ser documentadas e comunicadas.

3. Divulgar o material

Terminada a reunião de kickoff, o gerente de projetos deve enviar o material utilizado em conjunto com o cronograma, plano de riscos, lista de pendências e lista de próximos passos definidos na reunião.

About Washington Souza

Black Belt, Washington Souza tem mais de 10 anos de experiência com gestão. Participou de implantações em todos os níveis CMMI e MPS.Br A. Gosta muito de Six Sigma e gestão como um todo.

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