Ata de reunião: registros são importantes, mesmo quando informais

Nas reuniões que conduzo, gosto muito de utilizar o quadro para fazer anotações das idéias e pontos importantes que surgem durante a reunião. É uma forma de garantir que não sejam esquecidos e também permite que todos presentes acompanhem visualmente a evolução da reunião. O que traz uma série de vantagens:

• Quando registro alguma idéia no quadro, os participantes validam na hora se minha percepção é fiel a idéia apresentada;
• No quadro é possível fazer desenhos, setas e rabiscos em diferentes cores, o que além de trazer uma melhor organização, dá uma certa dinâmica a reunião;
• Este dias ouvi uma piada em que Moisés alertava a Deus que se os 10 mandamentos fossem representados com diagramas e não leis textuais, talvez a humanidade tivesse os compreendido. Certas coisas são difícieis de transmitir em um texto, rabiscos e desenhos no quadro são muito representativos e podem transmitir algumas coisas com mais facilidade.

Porém muitas das informações representadas no quadro são perdidas nas atas formais. Talvez sejam necessário 3 parágrafos para detalhar uma idéia rabisca às pressa em uma lousa…

Hoje, graças ao advento das câmeras digitais é possível tirar fotos e em poucos minutos anexá-las em um documento e repassar aos participantes. Mesmo com celulares já é possível tirar fotos boas que permitam a releitura do quadro construído durante a reunão. Acreditem, voltar os olhos para uma foto do esquema original, criado para organizar as idéias, pode resgatar muitas informações que uma ata textual talvez não conseguiria! Fazendo uso deste recurso otimizei bastante meus registros.

Atualmente registro os participantes, local, objetivo e tópicos os mais importantes. Faço isso de uma forma bem branda, pois anexo as foto na ata. Dessa forma não há necessidade de digitar todos detalhes, uma vez que durante a reunião os tópicos importantes vão para o quadro e a foto traz um resumo bastante significativo sobre cada um.
Exemplo: Cópia tirada uma aula

A única seção que realmente tenho que me preocupar em detalhar são as “Próximas Ações”. Pois são as decisões e ações disparadas que justificam a ocorrência da reunião. E é para o controle e acompanhamento destas ações que o registro é tão importante, pois é ele que lembra aos participantes dos compromissos que assumiram.

Claro, este formato de ata tem suas limitações. Não são em todas reuniões que fazemos registros singnificantes no quadro e mesmo quando fazemos, nem sempre fazem sentido para as pessoas que não participaram da reunião. Quando decisões importantes precisam ser justificadas, ou quando o contexto em que as ações foram planejadas precisa ser conhecido por pessoas que não fizeram parte da reunião, não recomendaria este tipo de registro. Se há intenção de indexar a ata para pesquisa futura, também pode ser ruim utilizar as fotos, pois não há como pesquisar por seu conteúdo.

Tenho usado bastante e gostado, além de ser um método prático tem se mostrado bastante útil.

Fonte: Tiago Bohn