10 dicas para tornar suas reuniões mais eficientes

Você pode tornar suas reuniões mais eficientes seguindo estas dicas:

1. Tenha uma agenda pré-definida

O foco é uma das características mais importantes de uma reunião eficiente. Ao distribuir para os participantes uma lista dos temas que serão tratados, você estará dando o primeiro passo para evitar dispersões e assuntos fora de contexto na reunião.

2. Preparação Prévia dos Participantes

Ao distribuir a agenda da reunião, informe também a preparação que os participantes devem ter. Ler relatórios e dados preliminares, levar documentos para a reunião e especificar o tempo que durará aumentarão a produtividade. O tempo da reunião não deve ser usado para a leitura de um documento que já poderia ter sido distribuído ou a explicação de um tema que já estava disponível previamente.

3. Escolha alguém para registrar a minuta

A minuta não dever ser escrita pelo líder ou facilitador da reunião. Isto somente faria que todos ficassem aguardando durante os momentos que a pessoa escreve. Além disso é importante ter um modelo pré-definido para a minuta, já que devem ser registradas pendências, decisões, responsabilidades e tempos.

4. Não permita que assuntos sejam misturados.

A agenda pode ser modificada quando extremamente necessário, mas isso deve ser evitado ao máximo. O que não pode acontecer é a mistura de assuntos. Não deixe que os participantes dispersem em discussões que não estão relacionadas ao tema em pauta. Se é necessário discutir outro assunto, modifique a agenda e peça que todos aguardem o momento certo para tratar o tema.

5. Mantenha as reuniões dentro do horário de trabalho.

Muitas reuniões serão urgentes e imprevisíveis, inclusive fora do horário de trabalho. No entanto, as reuniões que possam ser agendadas e preparadas com antecedência devem se concentrar dentro do horário normal de trabalho. Mesmo que a equipe seja pró-ativa, enérgica e dedicada, sempre fica a sensação aguardar o fim da reunião para voltar para casa. Isto somente causaria que alguns participantes procurem a solução mais rápida, e não a melhor.

6. Trabalhe com dados, não com política.

A política deve ficar de lado durante as reuniões. Se decisões são tomadas com base ao “achismo”, ou o chefe acaba ignorando as idéias dos funcionários e decide conforme suas próprias convicções, os participantes não terão motivação para procurar soluções melhores, e a reunião deixa de ter sentido. Trabalhe sempre com dados e evidências, e obtenha consenso de que os passos corretos estão sendo tomados.

7. Controle o tempo.

Depois de algum tempo dentro de uma sala de reunião, as pessoas começam a perder a concentração, e em alguns casos a paciência. Reuniões longas devem ter pausas programadas (e seguidas à risca). Se a agenda da reunião define um tempo para cada assunto, estes horários devem ser seguidos. Se está sendo gasto muito tempo com uma discussão interminável, proponha continuar esta discussão posteriormente e passar ao tema seguinte (isto permitirá que os participantes voltem ao tema com a cabeça mais fresca). Estas ações de controle do tempo ajudarão muito no foco e eficiência da reunião.

8. Escolha o ambiente correto.

O local e ambiente da reunião são fatores determinantes para seu sucesso. O local deve ser bem iluminado. Se precisa apagar a luz para uma apresentação, tente fazer isto no menor tempo possível, já que a escuridão causará um efeito de relaxamento no grupo. A temperatura deve ser, de preferência, um pouco baixa. Não a ponto de que todos passem frio na sala, mas temperaturas mornas também geram um efeito de relaxamento. Escolha também o horário correto no qual as pessoas podem se concentrar melhor nos temas discutidos. Evite reuniões em locais abertos, já que o movimento pode distrair os participantes.

9. Aproveite os recursos visuais disponíveis

Reuniões com slides só com textos são cansativas. Procure apresentar as informações com gráficos e imagens. Evite o uso de relatórios, foque nas informações que realmente importam.

10. Encerre a reunião revisando o que foi discutido e o que foi definido

Este é um jeito de reforçar o que foi definido e evitar problemas de entendimento. Procure sempre, além de registrar em atas, encerrar a reunião com um resumo do que foi comentado e discutido e as próximas ações.

Tenha em mente que estas dicas servem na maioria dos casos, mas você deve avaliar como aplicar cada uma em sua situação específica. Fatores como cultura da empresa e procedimentos de trabalho podem influenciar a forma de executar uma reunião. Tome estas regras como um guia geral e adapte-as à sua realidade.