Blog CMMI & MPS.BR

Uma das áreas mais importantes em Gerenciamento de Projetos é a Gestão da Comunicação. E pelo fato de ser uma das mais importantes, também é uma das grandes “vilãs” para o sucesso do projeto.

Todos nós sabemos que um projeto é formado por uma equipe de pessoas, sendo assim vem um grande problema: Como lidar com as diferenças de personalidades dessas pessoas? Como motivar essa equipe? Como gerenciar os conflitos, os interesses? Como se comunicar!

Esses são alguns dos problemas que encontramos quando trabalhamos com pessoas.

Normalmente em projeto de grande porte, existe um plano de comunicação bem elaborado e também pode haver um membro da equipe responsável para gerenciar a comunicação de todo o projeto.

É fato que em projetos menores muitas vezes a comunicação não é exercitada de maneira eficiente e nem um plano de comunicação existe. Por exemplo, na fase de levantamento de requisitos se não tivermos uma boa comunicação com os stakeholders, certamente não conseguiremos absorver e anotar as suas expectativas. Por outro lado se não conseguirmos sanar as dúvidas de um membro da equipe ou até mesmo deixar claro as suas responsabilidades no projeto, ou seja, o que ele deve entregar e como entregar.

Certamente esses dois casos irão ajudar muito para o fracasso do projeto. Isso é fato!

Existem algumas dicas e técnicas que podem nos ajudar:

Para Stakeholders:

• Na fase de levantamento de requisitos, crie uma planilha RTM – Requirements Traceability Matrix, onde você irá listar as expectativas do seu stakeholder e a sua influência no projeto;
• Ouça e escute o que ele tem a dizer, não influencie o mesmo para seus objetivos;
• Esclareça as suas dúvidas em relação às necessidades do mesmo;
• Após identificar o interesse do stakeholder temos que procurar trazê-lo para o projeto para ajudar, ou ao menos, para não atrapalhar o projeto;
• Se você é o líder do projeto, após identificar todas as expectativas do stakeholder converse com o Gerente de Projetos da organização para debater tais itens, esclarecendo todas as dúvidas que surgirem;

Para Equipe:
Veja o post completo →

Coaching…
Este é de longe o melhor método para adquirir conhecimento e melhorar o desempenho. Você realmente absorve muito conhecimento em pouco tempo e apesar de ser aparentemente mais caro, o investimento vale a pena.

Hoje em dia, se alguém me pergunta “o que fazer para aprender algo rápido” ou “como melhorar o desempenho pessoal” eu sempre recomendo coaching.

E o mesmo vale para programas de melhoria de processos. O coaching é um dos melhores aceleradores pois seu objetivo é maximizar o potencial humano de uma pessoa ou grupo permitindo maior auto-estima, auto-conhecimento, auto-confiança e geração de melhores resultados por meio de acompanhamento de um profissional.

A pessoa ou grupo que recebe o coaching é chamada de Coachee, já a pessoa que vai passar o conhecimento, treinar o coachee, se chama Coach (como técnico em inglês).

O objetivo do coach é melhorar o desempenho do coachee, logo ele se abstém de qualquer tipo de julgamento e conduz seu cliente a um estado mental acentuado de reflexão e descobertas.

O coaching tem foco em resultados, alcance de objetivos profissionais e até mesmo pessoais. Alguns dizem que coaching é consultoria, terapia, aconselhamento e até mesmo auto-ajuda, mas não é isso. Ele lhe ajuda a melhorar você mesmo, focar, priorizar e atingir resultados positivos.

No campo profissional, o coaching tipicamente foca no desenvolvimento de carreira, formação de executivos e melhoria de negócios. Já no campo pessoal, ele trabalha aspectos emocionais, sociais, físicos e mentais entre outros ajudando-o a transformar seus sonhos em realidade (e atingir seus objetivos pessoais).

Veja o post completo →

Talvez… Atitude, seja a palavra que mais traduz esta cena.

O que são mapas mentais

Mapa Mental (Mind Map) é um diagrama usado para representar palavras, idéias, tarefas ou outros itens ligados a um conceito central e dispostos radialmente em volta deste conceito. É um diagrama que representa conexões entre porções de informação sobre um tema ou tarefa. Os elementos são arranjados intuitivamente de acordo com a importância dos conceitos. Eles são organizados em grupos, ramificações ou áreas.

Pela representação das informações e suas conexões de uma maneira gráfica, radial e não linear, o Mapa Mental estimula a imaginação e o fluxo natural de idéias livre da rigidez das anotações lineares (listagens).

O Mapa Mental explora o fato de que nosso cérebro:

• Não trabalha de forma linear, mas pula de uma idéia para outra, de forma aleatória, seguindo as associações que vai descobrindo;
• Processa melhor, memoriza e relembra mais facilmente informações que combinam palavras, números, ordem e seqüência com cores, imagens, dimensões, símbolos e ritmo visual.

Quando usar mapas mentais

O Mapa Mental é usado para gerar, visualizar, estruturar, e classificar idéias e como uma ajuda na pesquisa e organização de informações; planejamento de projetos, campanhas, cursos, livros, artigos e outras tarefas; solução de problemas e tomada de decisão, etc.

Apresenta muitas vantagens sobre as anotações na forma de listas:

• A idéia principal é definida com mais clareza. Ela é colocada no centro do gráfico.
• A importância relativa de cada idéia é claramente indicada; quanto mais perto do centro, mais importante.
• As conexões entre conceitos são imediatamente reconhecidas.
• As revisões são mais efetivas e mais rápidas.
• Fácil inclusão de novas informações.
• A natureza aberta do gráfico estimula o cérebro a fazer novas conexões.

Mapa mental feito na ferramenta Mind Node

Como usar um Mapa Mental em 6 passos

1. Comece pelo centro. Pegue uma folha de papel e desenhe no seu centro uma palavra ou imagem que represente o assunto sobre o qual você irá pensar.

2. Em volta do assunto central coloque os principais temas ligados ao tema central.
Estes temas podem ser comparados aos títulos dos capítulos de um livro. São as idéias ordenadoras que definem os focos do Mapa Mental.

3. Use linhas para ligar estes temas ao assunto central.

4. Desdobre cada um destes temas principais em temas secundários e os conecte ao tema “mãe”.

5. Se necessário, desdobre estes temas secundários em novos temas e os conecte ao tema de origem.

6. Prossiga com os desdobramentos até atingir o nível de detalhamento necessário.
Veja o post completo →

Brainstorm é uma palavra inglesa que, em uma tradução livre, significa “tempestade mental”. É uma técnica onde todas as idéias de uma equipe podem ser expostas sem um julgamento precipitado. Todas são avaliadas e levadas em consideração e servem para muitas coisas, como criar uma marca, um produto ou solucionar um problema.

Existem algumas dicas que podem ser adotadas para que o brainstorm seja feito de forma eficiente. A primeira delas é que se tenha um líder para dirigir a dinâmica e mediar os questionamentos e possíveis conflitos entre os participantes. Ele também é quem vai incentivar a discussão e fazer com que a equipe mantenha sempre o foco no objetivo proposto.

Outra dica é que as idéias sejam anotadas, sem filtro, de forma que todos possam lê-las. Pode-se usar para isso quadro branco ou flipchart, ajuda aos participantes na organização das idéias e pensamentos, facilitando os questionamentos e promovendo a melhoria contínua.

A terceira e última dica é que tenha-se um tempo determinado para a realização. Geralmente é uma dinâmica rápida, que leva pouco tempo, questão de minutos. O limite de tempo estimula os participantes a doarem-se durante aquele período e é preciso ser rígido com isso.

Ao final do brainstorm a melhor idéia é selecionada e espera-se que o objetivo tenha sido alcançado ou ao menos tenha-se chegado próximo a ele.

Quer ver como é um Brainstorm na prática? Assista qualquer episódio do seriado House, ele pratica isso muito (e é uma série excelente).

Esta técnica por muitos é considerada boa oportunidade para o surgimento dos talentos, pois é uma forma que todos conseguem expor suas idéias e isto faz com que todos vejam o potencial existente em cada um.

Veja o post completo →

O timeline (linha do tempo) é uma demonstração gráfica dos acontecimentos. É uma ferramenta muito boa para demonstrar os grandes marcos de um projeto ou acontecimentos. É muito usada pela astronomia, biologia, geologia e principalmente história, normalmente nestas áreas, o timeline é utilizado para demonstrar acontecimentos passados, mas ele também pode ser utilizado para demonstrar eventos futuros.

No gerenciamento de projetos, o timeline pode ser utilizado para demonstrar a equipe os principais marcos do projeto. Por ser uma ferramenta gráfica onde as pessoas conseguem facilmente entender seu funcionamento e ele é mais fácil de compreender do que o bom e velho cronograma.

Vamos mostrar como utlizar um timeline e responder duas perguntas, a primeira é “o que é um timeline?” e a segunda é “Como implementar o CMMI 2?”

Em um timeline sempre colocamos os marcos (milestones) em uma ordem cronológica e estes marcos deve ter nomes de fácil compreensão. Você até pode explicar um elemento em um timeline, mas ai seria um outro tipo (diferente deste que vou mostrar).

Nosso exemplo trata de uma implementação CMMI 2 e tipicamente, este tipo de implementação leva 12 meses e contém estes marcos:

• Gap Analisys
• Planejamento
• Capacitação
• Processos & áreas
• Templates & Guias
• Revisão e ajustes
• Data de corte
• Novo processo
• SCAMPI B
• Ajustes
• SCAMPI A

Então, o seu timeline seria assim:

Veja o post completo →

Aprenda o “método” SCRUM em menos de 10 minutos!

Com este excelente vídeo você conseguirá ter uma boa visão do que é o SCRUM e compreender o que coisas com: Sprints, burn-down charts, backlogs, dialy scrums e muito mais.

Gostou? Não deixe de ver nossa sessão sobre SCRUM e métodos Ágeis.
Veja o post completo →

O que nos leva a nos comprometer com alguém ou com alguma coisa?
O que nos leva a iniciar e terminar uma atividade?
A buscar a cada dia uma forma melhor de fazer as coisas?
A assumir a responsabilidade quando um erro aparece?
A cumprir aquilo que nos propomos a fazer?

Nada mais e nada menos do que o nosso COMPROMETIMENTO!

A etimologia do verbo comprometer indica que a palavra significa “fazer promessa com”, ou seja, empenhar-se, obrigar-se.

E só agimos desta forma porque temos confiança no outro ou na empresa, valores em comum, uma causa em comum.

Grau de compromisso

Você têm valores em comum com a sua empresa?
Você têm uma causa comum com o seu parceiro?
Quando você se propõe a fazer algo para você mesmo você cumpre?

Desta forma é que avaliamos o nosso grau de compromisso com os outros e com nós mesmos.

O valor do comprometimento

E por que esta competência é tão valorizada?

Porque comprometimento refere-se a perseverar ou se destacar em tempos difíceis.

Estar comprometido com um resultado nos ajuda a manter a calma diante das adversidades e obstáculos que nos cercam. Estar comprometido com uma meta nos ajuda a superar perdas ocasionais de motivação.

Mas quais são os fatores que determinam o comprometimento?

Eugenio Mussak, em seu livro Caminhos da Mudança (2008) identifica as cinco condições básicas para que ocorra o comprometimento, em qualquer tipo de relação:

1. Admiração
2. Respeito
3. Confiança
4. Paixão
5. Intimidade

Veja o post completo →

Se você esta lendo este artigo provavelmente você é um gerente de projetos ou esta interessado em se tornar um. Então aqui esta uma lista atualizada com várias dicas “must have” que vão ajudar desde aqueles que pretendem se tornar um gerente de projetos até os mais experiêntes GPs. Você deve consulta-la sempre, ela servirá como um guia de referência rápida e será muito útil no seu dia-a-dia. Com ela você poderá lembrar de aspectos importantes que um GP deve conhecer e fazer.

Lista de 20 coisas que todo gerente de projetos deveria saber … e fazer

1- Saiba com se comunicar com todos os níveis dentro da organização

A habilidade de se comunicar com facilidade com pessoas de todos os níveis da organização sobre seu projeto e quase sempre apontado como uma das mais importantes habilidades por GPs. No entando, é importante adaptar a sua mensagem a cada público para assegurar o nível adequado de comunicação. Cada pessoa deverá ser abordado de forma diferente. Alguns precisarão de mais detalhes enquanto outros se contentarão com um simples overview. Se alguém quiser conversar sobre a formatura da oitava série de sua filha, preste atenção à conversa. Você pode até anotar e perguntar mas tarde sobre como foi a festa. Coisas simples como esta causam impacto.

2- Aprenda a falar em público

Um gerente de projetos pode ser muito bom em planejamento e gerenciamento do projeto, mas pode falhar na apresentação de informações aos interessados em um formato fácil e compreensível. Um gerente de projetos deve ter facilidade na passagem de informação de uma forma simples para que qualquer um compreenda. Em uma apresentação sobre o projeto o gerente de projetos deve-se mostrar seguro.

Isto parece ser fácil, mas bons “apresentadores” tipicamente não nascem assim. Você precisará investir em treinamentos de falar em público, treinamentos de apresentação e praticar… praticar muito e obter feedback de suas apresentações.
Obviamente existem pessoas com mais facilidade em uma ou outra coisa, todavia há uma verdade que todos bons apresentadores tem centenas de horas de apresentação.

3- Use templates para lhe ajudar a completar a documentação e manter a coerência, mas lembre-se, os templates são guias e não um guia de regras

É muito bom usar templates porque você não perde tempo reinventando a roda outra vez. Mas não deixe que eles prejudiquem sua criatividade. Trate-os como um roteiro e não tenha medo de tentar algo novo. Quem sabe, você pode descobrir uma maneira melhor de se fazer algo e melhorar o desempenho do projeto.

4- Saiba usar o Earned Value Management System (ou simplesmente EVM)

Inevitavelmente o sponsor do projeto vai perguntar: “Como está o projeto? Está dentro do prazo? Está dentro do orçamento?”.
Você pode ter uma idéia geral, mas como você pode ser mais preciso? Se você estiver utilizando EVM, você poderá divulgar o status do projeto com mais confiança e, consequentemente, ganhar mais credibilidade entre os membros de sua equipe e envolvidos no projeto. Mas, lembre-se, se você não compreender totalmente as métricas ou tampouco verificar a acuracidade dos dados para transmitir a informação de forma eficaz.

5- Obtenha os recursos certos (e mantenha-os com você).

Alguns tem talento nato para isto, outros devem trabalhar melhor esta habilidade, mas esta habilidade trata de conhecer pessoas, nichos e sua rede de relacionamentos em busca de conhecimentos e experiências. Esta tarefa da muito trabalho e leva um bom tempo para montar sua “rede”. Ela também envolve conversar diariamente sobre o trabalho e demais assuntos. A confiança é o alicerce para qualquer relacionamento e com ela as pessoas vão querer colaborar com você para entregar o projeto melhor, dentro do custo e prazo.

6- Gerêncie os stakeholders

É imperativo se comunicar com os stakeholders no início… e depois muitas vezes. Isto não só aumenta a confiança, mas lhe ajuda a obter informações valiosas para que você possa aumentar a probabilidade de sucesso no projeto, entretanto, lembre-se da flexibilidade em seus métodos de comunicação. Algumas pessoas se sentem mais a vontade pessoalmente, outras por email, outras telefone e outras em grupo. Você precisará descobrir como as pessoas se sentem mais confortáveis pois assim eles ficarão mais dispostos a cooperar com o projeto.

7- Saiba como resolver problemas

Um problema pode ser a diferença entre seu estado atual e sua meta, mas também pode ser uma oportunidade de melhoria.Tenha (e passe) segurança em buscar soluções. Note que os problemas não chegam como resultado de fatores externos ou eventos ruins. Qualquer nova possibilidade de melhoria traz junto “um problema” que precisa ser revolvido.

8- Aprenda as habilidades (críticas) necessárias para se fazer o trabalho bem feito.

Ter foco técnico não é o suficiente para ser um gerente de projetos bem sucedido (na verdade isto é o que menos importa); Você também precisará de habilidades críticas como comunicação (escrita e verbal), negociação e tomada de decisões para ajudar a fazer seu trabalho com mais eficiência. Habilidades como estas são fundamentais, quando você cruza a fronteira organizacional para obter ajuda ou obter informações, mas estas habilidades precisam ser desenvolvidas, elas não vem naturalmente.

Você deve se manter informado através de livros, cursos, webminars, podcasts e utilizar a web a procura de sites, blogs, artigos e whitepapers. Implemente algo novo a cada dia e incorpore as coisas boas no trabalho do seu dia-a-dia. Antes mesmo que você perceba, você implementará um processo de melhoria contínua e estas habilidades e conhecimentos que você não tinha, serão incorporados naturalmente e você estará a procura de outros.
Veja o post completo →

O texto abaixo foi escrito originalmente pelo Lee Iacocca, o cara que salvou a Chrysler (da outra vez) e escreveu o livro “Where Have All The Leaders Gone?” (Cadê os líderes?).

O texto se chama”A teoria dos 9 C’s – o que um líder deve ter como características”:

1- Um líder tem que mostrar Curiosidade. Ele deve ouvir pessoas que estejam fora do círculo do “Sim, senhor”.  Se ele não testa suas crenças e opiniões, como ele sabe que está certo? A falta de habilidade em ouvir é uma forma de arrogância. Isso pode parecer que ou você acha que sabe tudo, ou que você simplesmente não se importa.

2- Um líder deve ser Criativo, fazer algo que ninguém imaginaria, algo realmente diferente. O famoso pensar fora da caixa. Líder é administrar mudanças – não importa se você lidera uma empresa ou um país.

3- Um líder deve Comunicar. Eu não estou falando de fazer fofoca ou de soltar grunhidos. Estou falando sobre encarar a realidade e falar a verdade.

4- Um líder deve ser uma pessoa de Caráter. Isso significa saber a diferença entre certo e errado e ter coragem de fazer a coisa certa. Abraham Lincoln disse uma vez, “Se você quer testar o caráter de um homem, dê poder a ele”.

5- Um líder precisa ter Coragem. Presunção não é coragem. Falar alto também não é coragem. Coragem é o comprometimento de sentar numa mesa de negociação e falar.

6- Para ser um líder você precisa ter Convicção – um fogo dentro de você. Você tem que ter paixão. Você tem que real e profundamente querer fazer algo até o fim.

Veja o post completo →

Atendendo a pedidos, segue a descrição rápida das áreas de conhecimento do PMI.

As áreas de conhecimento do PMI da Gerência de Projetos descrevem os conhecimentos em determinadas áreas que um gerente de projetos deve ter (e praticar). Assim com CMMI e MPS.Br, as “instruções” foram baseadas em boas práticas de mercado coletadas ao longo dos anos e que quando praticadas reduzem o risco de fracasso dos projetos.
O PMI organizou estes processo em nove áreas de processo conforme descrito abaixo:

Gerência da Integração do Projeto

Descreve os processos necessários para que diversos elementos de um projeto sejam coordenados de forma eficiente. Entre os produtos estão o desenvolvimento do plano do projeto, execução do plano do projeto e controle geral de mudanças.

Gerência do Escopo do Projeto

Define os processos necessários para assegurar que o projeto contemple todo o trabalho necessário, e nada mais que isso, para finalizar o projeto com sucesso. É composta por iniciação, planejamento do escopo, detalhamento do escopo, verificação do escopo e controle de mudanças do escopo. Veja também o artigo: Entendendo o gerenciamento de mudanças

Gerência do Tempo do Projeto

Trata dos processos necessários para assegurar que o projeto termine dentro do prazo planejado. É composta por definição das atividades, dando seqüência às atividades, estimativa da duração das atividades, desenvolvimento do cronograma e controle do cronograma.

Gerência do Custo do Projeto

Relata os processos necessários para assegurar que o projeto seja completado dentro do orçamento previsto. É composta por planejamento dos recursos, estimativa dos custos, orçamento dos custos e controle dos custos.

Gerência da Qualidade do Projeto

Descreve os processos necessários para assegurar que as necessidades que originaram o desenvolvimento do projeto serão satisfeitas. É composta por planejamento da qualidade, garantia da qualidade e controle da qualidade. Veja também: Qualidade custa mais caro?
Veja o post completo →