Blog CMMI & MPS.BR

De acordo com diversas pesquisas, posso dizer com confiança que ela interfere muito mais do que você acredita. A motivação da sua equipe pode ser o limiar entre o sucesso ou o fracasso de um projeto.

Se sua equipe esta desmotivada, é praticamente certo que você terá problemas em seu projeto. Dois meses atrás um amigo me procurou pedindo ajuda, pois na empresa onde ele trabalha aconteceram diversas ações organizacionais que desmotivaram sua equipe e conseqüentemente o projeto começou a afundar e a produtividade caiu pela metade. “É como se estivessem jogando contra” indagou o mesmo.

Em outro caso de outra empresa, uma implementação CMMI ficou estacionada e não saia do lugar porque as equipes “não estavam nem ai para o CMMI”. Isto fez a empresa gastar CINCO vezes mais o que ela havia planejado para tirar o nível 2.

Já em alta maturidade, cheguei a ver modelos onde se a equipe estivesse desmotivada, o custo do projeto poderia aumentar em até 43%, já se a equipe estivesse motivada, o custo poderia ser reduzido em até 14%.
Mas… “o que é motivação?”

Em um resumo bem simplista podemos dizer que é “a pessoa querer fazer aquilo”, “alcançar aquele objetivo”, “fazer de tudo para consegui-lo”, enfim… ter garra.

Na nossa área de TI existem diversas formas de motivação.

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Hoje, gostaria de conversar sobre um assunto muito sério: A importância do Sponsor em um programa de melhoria de processos.

Este assunto passa despercebido em diversas implementações, mas ter um sponsor comprometido com o programa de melhoria é fundamental.

Nos últimos 3 meses fiquei sabendo de pelo menos 3 casos de implementações que afundaram.

No pior caso, o Sponsor já havia implementado CMMI em empresas anteriores e conseguiu em 3 anos os níveis 2 e 3. Ele saiu da empresa e o novo Sponsor conseguiu destruir o EPG em apenas 2 meses (!!). Resultado, hoje os projetos desta empresa não tem sequer um plano de projeto “em papel de pão”, a área de PPQA foi desfeita, assim como o EPG. O resultado da avaliação esta publicado no site da SEI, mas a empresa não vai conseguir renovar no ano que vem, pois não há mais nada. Jogou-se tudo fora, inclusive o dinheiro dos acionistas.

Em outro caso que aconteceu no mês passado, trocou-se o sponsor e o novo chamou uma consultoria CMMI e perguntou o absurdo: ”Quanto que eu tenho que pagar para comprar (!!) o CMMI 2?”.

E no ultimo, que aconteceu no início do ano, o novo sponsor, a três meses de um SCAMPI decidiu parar o projeto e alocar a equipe em projetos por causa da crise. Resultado, o projeto parou, a maior parte da equipe saiu e agora a empresa terá que investir tudo novamente.

O investimento em um programa de melhoria de processos é alto e é necessário que o Sponsor compreenda os benefícios e apóie o programa.

Parece óbvio, mas casos como estes acima acontecem muito. E repare que tanto o CMMI quanto o MPS.BR falam muito disso.

Então, procure sempre conscientizar o sponsor dos benefícios, retorno e obter com ele o comprometimento e compromisso com o programa, garantindo isso você já terá dado um grande passo.
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A descrição de papéis e responsabilidades (também conhecida como descrição de cargos e responsabilidades) é uma coisa básica na industria, porém em TI ela ainda esta engatinhando.

Vamos fazer um teste, procure em sua empresa se há uma documentação definindo claramente o que você (ou alguém com o mesmo cargo) deve fazer. Bom… provavelmente em mais de 90% dos casos não haverá nada ou uma definição informal do que é.

O mesmo vale para os níveis de senioridade.

Mas, porque é tão importante ter essa descrição? Simples: organização, produtividade e escala.

Tendo os crítérios, você reduz riscos de:
Contratar um junior achando que é senior
Enviar demanda a um profissional que não esta apto a executa-la
Ter diferentes faixas salariais para o mesmo perfil
Não cumprimento de prazos
E outras

Vale lembrar que esta definição deve ser apoiada pela política organizacional e deve ter a aprovação e comprometimento da alta direção.

Agora, vamos a um exemplo simples de como deve ser uma “descrição de cargos e responsabilidades”:

Cargo: Programador Junior Java
Formação: Técnica, superior ou curso que ateste os conhecimentos

Conhecimentos:
1. UML
2. Java
3. …

Habilidades:
1. Conversação em inglês
2. Digitação rápida
3. …

Responsabilidades:
1. Entregar os produtos com a qualidade definida
2. Apontar diáriamente as horas trabalhadas nas tarefas específicas
3. …

A quem se reporta: Gerente de desenvolvimento

É muito importante você definir critérios para os elementos evitando que alguém que saiba apenas a frase “the book is on the table” seja classificado com “Conversação em Inglês – OK”

Lembrando, este é um exemplo básico, da pra evoluir bem com elementos como: “Elementos Obrigatórios e Opcionais”, “Faixa Salarial”, “Atuação secundária”,”autoridade”, etc, etc, etc

Os que estão envolvidos com OT ou GRH devem montar esta definição para cada cargo (papel ou função) de sua organização e segui-la.

Abraço a todos.
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1. Monitore diariamente o desempenho do projeto
Monitore diariamente elementos como custo, qualidade e atendimento a prazo. Você deve documentar no plano de projetos qual a qualidade esperada e variação de custo e prazo. Considere a utilização de EVM para monitorar o custo e prazo, além disso, tome ações sempre que o desempenho sair dos seus limites de controle.

2. Gerencie o escopo
Verifique quais são as reais expectativas do cliente e em casos de divergência negocie com base nos dados que você tem (uma proposta comercial com o escopo ajuda muito).
Ambos devem ter ciência do que foi comprado e o que será feito. Não há problema algum em alterar o escopo, porém deve ficar claro o impacto de alterações (para mais ou para menos). Formalize sempre o que será feito e formalize também toda mudança.

3. Tenha auditorias de qualidade periódicas e independentes em seus projetos
Uma auditoria independente (PPQA por exemplo) ajuda muito a saber se o projeto esta bem sob a óptica da empresa. Utilize isto para corrigir possíveis problemas em casa e não no seu cliente.

4. Faça reuniões de acompanhamento periódicas
O PMI fala muito sobre isso. É muito importante fazer eventos de acompanhamento tanto interno (com sua equipe) quanto com seu cliente (apresentando o desempenho). Documente sempre os eventos de acompanhamento e utilize esta documentação para na próxima reunião.

5. Mantenha a equipe motivada
Motivação é um dos pontos chave de todo projeto (em breve escreveremos mais sobre isso). Uma equipe motivada produz produtos de mais qualidade e em tempos menores. Apple e Pixar são grandes exemplos de equipes empresas motivadas. Bonifique o desempenho acima do previsto. Diversos problemas deixarão de ocorrer pelo simples fato de ter uma equipe motivada.

6. Gerencie os riscos do projeto
Durante todo o projeto você gerencia riscos, pode-se até dizer que o gerenciamento de projetos é na verdade gerenciamento de riscos, desta forma, identifique todos os possíveis riscos e defina planos para gerenciamento destes riscos. Sempre que possível tenha uma contingência para os casos onde “algo deu errado”

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Olá, a informação é importante, mas o jeito de se divulga-la é tão importante quanto, então hoje vamos mostrar como fazer uma definição de objetivos que seja fácil entendimento e divulgação.
Vamos pegar um exemplo:

“Aumentar a qualidade”
Este texto é extremamente vago e 90% das empresas tem este objetivo. Precisamos quantifica-lo.

“Aumentar a qualidade em 50%”
Melhorou, mas se você perguntar à 5 pessoas, cada uma explicará de uma forma diferente o que significa esses 50%.

“Aumentar a qualidade da codificação em 50%”
Perfeito, agora você sabe onde deve focar e em quanto. Ainda tem bastante trabalho pois você deverá ainda:
- Medir a qualidade
- Medir o custo da não qualidade
- Identificar os fatores que influenciam na não qualidade
- Definir ações para tratar os fatores que influenciam a não qualidade

Mas, isto é assunto para outro dia. Este serve de base para a criação de um mapa de objetivos que falaremos mais adiante.

Olá pessoal, hoje vamos falar de dicas para institucionalização, o diagrama abaixo demonstra o que pode-se fazer.

Vamos comentar cada uma destas iniciativas:
Treinamentos: Esta iniciativa é a mais óbvia de todas, mas é fundamental, sua eficiência é entre média e baixa, mas não deve ser descartada.
Workshop: Evento onde você apresenta o modelo de um jeito mais informal, você pode torna-lo interativo fazendo brincadeiras e distribuindo prêmios – tem eficiência média
E-Mails rápidos: E-mails cursos, de até 15 linhas resumindo ao máximo um determinado assunto, sua linha deve ser informal – tem eficiência entre média e alta
Dicas: E-mails ou avisos com dicas de determinados assuntos, devem ser rápidos e preferencialmente gráficos – tem eficiência média-baixa
Quadros: Similar ao Dicas, apresentam mais informações. Coloca-se normalmente nos quadros de avisos da empresa – tem eficiência baixa.
Banners: Banners sempre ajudam, o ideal é torna-los o mais gráfico e fácil possível, deixe os detalhes nos processos e use uma linguagem de fácil interpretação – tem eficiência alta
Guias: As pessoas adoram guias, assim, é uma boa iniciativa criar um guia para os principais trabalhos – tem eficiência média
Testes: Testes fazem com que as pessoas estudem, seus resultados são medianos, mas sempre devem ser usados como complemento aos treinamentos – tem eficiência média
Concursos: Quando com prêmios, os concursos ajudam demais a institucionalização, as pessoas vão atrás dos prêmios e de queba, aprendem mais sobre os processos – tem eficiência média alta.

Vale lembrar que todas estas iniciativas ajudam, mas não “resolvem”. Emprenho e comprometimento são fundamentais.

A melhor iniciativa é as pessoas praticarem os processos, é a mais “simples” e mais eficiente.

Como diria meu grande  grande amigo Edson Sayeg: “Não é preciso decorar, basta praticar”
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